Standardmäßig ist ein Signaturvorgang privat: Nur Sie sehen ihn. Die Detailseite des Dokuments sagt es unter den Einstellungen: Freigabe: privat.
Um das zu ändern, schalten Sie im Ersteller unter Einstellungen die Option Unterschriften Workflow im Team teilen ein.
Was das Teilen bewirkt
Kolleg:innen in Ihrem Arbeitsbereich finden den Vorgang, sehen seinen Status und können ins Prüfprotokoll schauen. Es verhindert, dass ein Dokument für alle außer der Person, die es versendet hat, unsichtbar ist.
Für Ihre Empfänger:innen ändert sich nichts. Sie sehen genau das, was sie ohnehin gesehen hätten.
Wann Sie es einschalten
- Bei allem, dem ein:e Kolleg:in hinterherlaufen können muss, während Sie weg sind.
- Bei Dokumenten, die dem Unternehmen gehören und nicht Ihnen: Lieferantenverträge, Kundenvereinbarungen.
- Bei allem, wo jemand anderes die unterschriebene Kopie oder das Prüfprotokoll brauchen wird.
- Bei allem mit einer Frist, die nicht auf Ihre Rückkehr wartet.
Lassen Sie es privat bei wirklich persönlichen Papieren: Ihren eigenen Arbeitsverträgen zum Beispiel.
Entscheiden Sie es vor dem Senden
Das Teilen gehört zu den Einstellungen des Vorgangs, und ein versandter Vorgang lässt sich nicht bearbeiten. Ein privates Dokument bleibt sein Leben lang privat; im Zweifel teilen Sie es also: zu viel im eigenen Team zu teilen kostet weit weniger als ein Vertrag, an den sonst niemand herankommt.
Es zählt mehr, als es aussieht
Abgeschlossene Dokumente werden nach 14 Tagen gelöscht. Ist die einzige Person, die einen unterschriebenen Vertrag herunterladen könnte, im Urlaub, wenn diese Uhr abläuft, ist die Datei endgültig weg. Siehe Wie lange wir Ihre Dokumente aufbewahren.