swipesign ist eine Signaturplattform, kein Dokumentenmanagementsystem. Wir halten Ihre Dateien so lange, wie es dauert, den Signaturvorgang abzuschließen, und dann löschen wir sie.
Was gelöscht wird
Alles, was Sie hochgeladen haben, und alles, was wir daraus gemacht haben: das Original, die unterschriebene Fassung und jede Zwischenstufe. Nach 14 Tagen existiert nichts davon mehr auf unseren Systemen.
Was bleibt
Das Prüfprotokoll bleibt. Es enthält das Zertifikat und die kryptografischen Metadaten, die belegen, dass eine Signatur in Ordnung war: wer unterschrieben hat, wann, wie die Identität festgestellt wurde und einen Hashwert dessen, was unterschrieben wurde. Das Dokument selbst enthält es nicht.
Wir können Ihnen also immer helfen zu zeigen, dass eine Signatur stattgefunden hat und gültig war. Wir können Ihnen das Dokument nicht zurückgeben, auf das sie angebracht wurde.
Warum wir das so machen
Kundendokumente für immer aufzubewahren baut ein großes und attraktives Ziel auf, und die meisten unserer Kund:innen unterschreiben Dinge, bei denen ihnen lieber wäre, dass niemand sie hortet. Würde swipesign angegriffen, können Verträge, die wir nicht mehr haben, auch nicht abfließen.
Jeden abgeschlossenen Vorgang erhalten Sie ohnehin per E-Mail. Eine zweite Kopie auf unseren Servern wäre bloß redundant, das Löschen spart Speicher und Energie.
Es hält außerdem die datenschutzrechtliche Lage einfach. Wir verwahren Ihre Vereinbarungen nicht. Das tun Sie.
Länger aufbewahren
Wer Dokumente bei uns verwahren möchte, bucht das Langzeitarchiv zu € 25,– im Monat (netto zzgl. USt.): revisionssicher, die Zeitstempel werden überwacht und bei Bedarf erneuert.
Was Sie tun sollten
- Laden Sie das unterschriebene Dokument und das Prüfprotokoll herunter, wenn ein Vorgang abgeschlossen ist: siehe Unterschriebene Dokumente und das Prüfprotokoll herunterladen.
- Legen Sie sie dorthin, wo Ihr Unternehmen geschlossene Vereinbarungen aufbewahrt.
- Schalten Sie die Abschlussbenachrichtigung ein, damit nichts fertig wird, ohne dass Sie es merken: siehe Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen.