Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen

Die Seite „Einstellungen" steuert, worüber swipesign Ihnen als Absender:in schreibt. Jede Benachrichtigung ist ein Schalter, standardmäßig an.

Die Seite „Einstellungen" mit der Karte „E-Mail-Benachrichtigungen" und sechs Schaltern sowie einer Karte „Sprache" mit einem Auswahlfeld für die Unternehmenssprache. — Ihr Name unten in der Seitenleiste → **Einstellungen**.

Benachrichtigung	Löst aus, wenn
Eine Person beginnt Ihr Dokument zu unterschreiben	jemand den Link öffnet und anfängt
Eine Person unterschreibt Ihr Dokument	ein:e Unterzeichner:in fertig wird
Eine Person hat erfolgreich unterschrieben	ein:e Unterzeichner:in vollständig durch ist, Identitätsprüfung eingeschlossen
Signatur Workflow erfolgreich abgeschlossen	alle unterschrieben haben: das Dokument ist fertig
Signatur Workflow wurde abgebrochen	Sie oder ein:e Kolleg:in ihn abgebrochen haben
Signatur Workflow ist abgelaufen	er sein Ablaufdatum unterschrieben nicht erreicht hat

Welche Sie behalten sollten

Wenn Sie mehr als ein paar Dokumente pro Woche versenden, werden die Benachrichtigungen je Unterzeichner:in schnell laut: drei Unterzeichner:innen heißt drei E-Mails je Dokument, und Sie hören auf, sie zu lesen.

Die zwei, die sich bei jedem Volumen zu behalten lohnen: abgeschlossen und abgelaufen. „Abgeschlossen" ist Ihr Stichwort zum Herunterladen der Datei, und das zählt, weil Dokumente nach 14 Tagen gelöscht werden. „Abgelaufen" sagt Ihnen, dass ein Geschäft leise gestorben ist.

Vor dem Ablauf eines Dokuments gibt es keine Warn-E-Mail

Die Ablaufbenachrichtigung kommt nachdem es passiert ist: in den Tagen davor wird nichts geschickt. Die einzige Vorwarnung steht im Dashboard, das einen Vorgang etwa drei Tage vorher meldet. Wenn Ablaufdaten für Sie wichtig sind, sehen Sie ins Dashboard, statt auf eine E-Mail zu warten, die nie kommt.

Das Dashboard erledigt, was die E-Mails erledigen

Die lauten abzuschalten kostet Sie weniger, als Sie vielleicht denken. Erfordert Aufmerksamkeit im Dashboard holt ungeöffnete Einladungen, näher rückende Fristen und hängende Dokumente ohnehin schon nach oben. Siehe Was „Erfordert Aufmerksamkeit" Ihnen sagt.

Was das nicht steuert

Das sind Ihre Benachrichtigungen, nicht die Ihrer Unterzeichner:innen. Die E-Mails, die Ihre Empfänger:innen bekommen, die Einladung, Erinnerungen, die fertige Kopie, gehören zum Signaturvorgang und werden hier nicht abgeschaltet.

Ebenso wenig decken sie alles ab, was swipesign Ihnen schickt. Team-Einladungen, Warnungen zum Kontingent, Passwort-Zurücksetzungen und Bestätigungscodes gehen ohnehin raus: sie gehören dazu, dass das Konto funktioniert, und sind keine Benachrichtigungen darüber.

Die Einstellungen gelten je Person. Wenn Sie Ihre ändern, ändert das bei Ihren Kolleg:innen nichts.