Eine Vorlage ist ein Dokument, dessen Felder und dessen Rollen für Unterzeichner:innen bereits eingerichtet sind. Das Layout bleibt; die Personen tragen Sie bei jedem Versand ein.
Rollen, nicht Personen
Das ist der Teil, den man verstanden haben sollte. Ein Platzhalter in einer Vorlage hat nur einen Namen: keine E-Mail-Adresse, keine Telefonnummer. Sie nennen ihn Berater:in oder Mieter:in oder Geschäftsführung, und die tatsächliche Person wird beim Verwenden der Vorlage eingetragen.
So bedient eine Vorlage alle Berater:innen, die Sie je beauftragen. Das Dokument, die Feldpositionen und der Signaturstandard bleiben, wo sie sind; nur Namen und Adressen wechseln.
Wann sie sich lohnt
- Sie schicken dieselbe Vereinbarung an verschiedene Personen: Auftragsbedingungen, Geheimhaltungsvereinbarungen, Mietverträge, Onboarding-Papiere.
- Die Felder zu platzieren ist fummelig und Sie möchten es lieber einmal ordentlich tun.
- Kolleg:innen versenden dasselbe Dokument und Sie wollen es einheitlich aufgebaut haben.
- Sie versenden es oft genug, dass sich die Einrichtungszeit tatsächlich summiert.
Für einen Einzelfall lassen Sie es. Eine Vorlage zu bauen, die Sie einmal nutzen, kostet mehr, als das Dokument einfach zu senden.
Was eine Vorlage enthält
| In der Vorlage gespeichert | Bei jedem Versand eingetragen |
|---|---|
| Das Dokument selbst | Wer jede Rolle tatsächlich ist: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer |
| Feldpositionen und zu welcher Rolle sie gehören | Das Ablaufdatum |
| Der Signaturstandard: AES oder QES | Alle Einstellungen je Dokument |
| Die Rollennamen |