Jeder Signaturvorgang steht in genau einem von fünf Zuständen. Dokumente in der Seitenleiste trennt sie auf, und die Filterschaltflächen über der Liste tragen jeweils einen laufenden Zähler.
| Status | Bedeutet | Sie können |
|---|---|---|
| Entwurf | Gebaut, aber nicht gesendet. Niemand hat etwas bekommen. | Alles bearbeiten oder ihn löschen |
| Aktiv | Gesendet und bei Ihren Empfänger:innen. Mindestens eine Person hat noch nicht unterschrieben. | Erinnern, erneut senden oder abbrechen |
| Erledigt | Alle haben unterschrieben. Das Dokument ist vollständig. | Das Dokument und das Prüfprotokoll herunterladen |
| Abgelaufen | Das Ablaufdatum kam, bevor alle unterschrieben hatten. Die Links funktionieren nicht mehr. | Mit einem neuen Vorgang von vorn anfangen |
| Abgebrochen | Sie haben ihn gestoppt, bevor er fertig war. | Nichts: er ist geschlossen |
Wie ein Dokument wandert
Ein Vorgang beginnt in dem Moment als Entwurf, in dem Sie eine Datei hochladen, und speichert laufend: Sie können den Tab schließen und zurückkommen.
Auf Senden zu drücken schiebt ihn nach Aktiv. Ab da liegt der Inhalt fest: Der Sendedialog warnt Sie, dass ein versandter Vorgang nicht bearbeitet, sondern nur abgebrochen werden kann.
Wenn alle Unterzeichner:innen fertig sind, wird der Vorgang Erledigt und das Abschlussdatum erscheint in der Zeile. Kommt das Ablaufdatum zuerst, wird er stattdessen Abgelaufen.
Was die Zeile Ihnen sagt
- Den Signaturstandard: links ein Kennzeichen für QES oder AES.
- Den Namen des Vorgangs und sein Status-Kennzeichen.
- Alle Empfänger:innen, jeweils mit einer Markierung, ob sie unterschrieben haben.
- Zuletzt geändert, solange er läuft, Abgeschlossen, sobald er erledigt ist.
Erledigt ist kein dauerhafter Speicher
Ein abgeschlossenes Dokument steht 14 Tage zur Verfügung und wird dann gelöscht. „Erledigt" zu erreichen ist der Moment zum Herunterladen, nicht der Moment zum Durchatmen. Siehe Unterschriebene Dokumente herunterladen.
Abgelaufen lässt sich vermeiden
Den Ablauf setzen Sie selbst, wenn Sie den Vorgang bauen, und die Voreinstellung ist ein Monat. Wenn Ihre Dokumente regelmäßig ablaufen, setzen Sie ein längeres Fenster, statt Unterzeichner:innen hinterherzulaufen. Siehe Ablauf, PIN-Zugriff, Reihenfolge und Reviewer.