Steht in Ihrer Einladung Ihre Überprüfung ist erforderlich statt einer Bitte zu unterschreiben, sind Sie Prüfer:in. Sie sollen das Dokument freigeben, nicht Partei werden. Ihr Name erscheint nicht darauf, und es wird keine Signatur für Sie erzeugt.
Das ist die interne Kontrolle, bevor ein Dokument hinausgeht: die Rechtsabteilung liest den Vertrag, bevor die Geschäftsführung unterschreibt, die Buchhaltung prüft die Zahlen einer Bestellung.
Was Sie tun
- 1Öffnen Sie den Link und klicken Sie auf Jetzt überprüfen.
- 2Lesen Sie das Dokument. Sie sehen jede Datei des Vorgangs und können zwischen ihnen wechseln, genau wie ein:e Unterzeichner:in.
- 3swipen Sie, um zu bestätigen, dass Sie es gelesen haben.
- 4Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen.
Mehr ist es nicht. Es gibt keine Identitätsprüfung, keinen Code per SMS und keinen Vertrauensdiensteanbieter: eine Prüfung ist eine Entscheidung, keine Signatur, also muss Ihnen nichts ausgestellt werden.
Was jede Entscheidung bewirkt
| Entscheidung | Was danach passiert |
|---|---|
| Genehmigen | Der Vorgang läuft von selbst weiter. Die Unterzeichner:innen werden der Reihe nach eingeladen, und niemand muss etwas neu starten. |
| Ablehnen | Der gesamte Signaturvorgang wird sofort abgebrochen. Niemand unterschreibt, und offene Signaturlinks funktionieren nicht mehr. |
Keine der beiden Entscheidungen lässt sich zurücknehmen, und ein abgelehnter Vorgang lässt sich nicht wieder öffnen. Der:die Absender:in startet einen neuen mit dem korrigierten Dokument.
Begründen Sie es auf anderem Weg
Der Prüfbildschirm hat kein Kommentarfeld. „Genehmigen" und „Ablehnen" sind das Einzige, was er festhält, also muss jede Begründung die absendende Person anders erreichen: antworten Sie auf ihre E-Mail oder sagen Sie es ihr, bevor Sie entscheiden.
Wenn Sie bereits entschieden haben
Zurück zu Ihrem Link zu gehen zeigt Ihre Wahl und sonst nichts. Eine Prüfung gibt es nur einmal, und ein zweiter Versuch wird mit dem Hinweis abgewiesen, dass das Dokument bereits geprüft wurde.
Eine andere Meldung, dass sich das Dokument nicht im Überprüfungsstatus befindet, heißt, dass Ihnen die Entscheidung abgenommen wurde: Eine andere prüfende Person hat zuerst abgelehnt, und der Vorgang ist bereits geschlossen.
Wenn mehrere Personen prüfen
Der:die Absender:in kann mehr als eine Person fragen, und die beiden Entscheidungen wiegen nicht gleich. Jede:r Prüfer:in muss genehmigen, bevor das Dokument zu den Unterzeichner:innen weitergeht. Eine einzige Ablehnung bricht es für alle ab.
Eine einzelne Genehmigung ändert also sichtbar nichts: gut möglich, dass Sie auf eine:n Kolleg:in warten. Benachrichtigt wird niemand, bevor die letzte Prüfung vorliegt.
Prüfer:innen und Unterzeichner:innen auf einem Dokument
Prüfer:innen kommen zuerst: Ihre Freigabe gibt das Dokument an die Unterzeichner:innen weiter, die vorher nicht eingeladen werden. Prüfer:in zu sein hindert den:die Absender:in nicht daran, Sie zusätzlich als Unterzeichner:in einzutragen: Sie bekämen zwei Einladungen, eine je Rolle.