Kontakte in der Seitenleiste enthält die Personen, an die Sie Dokumente schicken. Die Seite beschreibt sie schlicht: verwendet als Unterzeichner:innen, Empfänger:innen und in Kopie für Dokumente.
Einen anlegen
Klicken Sie auf Neuer Kontakt und tragen Sie die Daten ein. Name und E-Mail-Adresse sind das Nötigste; ergänzen Sie auch die Telefonnummer.
Die Telefonnummer ist die, die alle auslassen
Sie ist das, worüber eine fortgeschrittene Signatur die unterzeichnende Person identifiziert, und das, was ein PIN-geschütztes Dokument braucht, um sie zu erreichen. Ein ohne Nummer gespeicherter Kontakt sorgt dafür, dass jeder daraus gebaute AES-Vorgang mit der Warnung „Schwaches AES" startet. Halten Sie sie hier einmal fest, und das Problem ist dauerhaft weg.
Warum der Aufwand
- Kein Neutippen. Suchen Sie beim Hinzufügen von Unterzeichner:innen nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und wählen Sie die Person aus der Liste.
- Keine Tippfehler. Eine falsch getippte Adresse auf einem versandten Vorgang lässt sich nicht korrigieren: Sie müssen abbrechen und neu bauen.
- Einheitliche Daten. Dieselbe Person bekommt auf jedem Dokument denselben Namen und dieselbe Nummer, was Ihre Prüfprotokolle schlüssig hält.
Wen zu speichern sich lohnt
Alle, an die Sie mehr als einmal senden werden: Stammkund:innen, Auftragnehmer:innen, Ihre Steuerberatung, Kolleg:innen, die intern unterschreiben. Eine einmalige Gegenseite ist den Eintrag nicht wert; tippen Sie sie direkt in den Vorgang.
Kontakte sind keine Teammitglieder
Ein Kontakt ist eine Person, der Sie Dokumente schicken. Sie hat kein Konto und keinen Zugang zu swipesign. Kolleg:innen, die eigene Dokumente versenden müssen, sind stattdessen Teammitglieder: etwas völlig anderes.