Par défaut, un workflow de signature est privé : vous seul le voyez. La page de détail du document l’indique sous Paramètres : Partage : privé.
Pour changer cela, activez Partager le flux de signature avec les membres de l’équipe dans les Paramètres de l’éditeur.
Ce que fait le partage
Les collègues de votre espace de travail peuvent retrouver le workflow, voir son statut et consulter la piste d’audit. Un document cesse d’être invisible pour tout le monde sauf son expéditeur.
Cela ne change rien pour vos destinataires : ils voient exactement ce qu’ils auraient vu de toute façon.
Quand l’activer
- Tout ce qu’un collègue pourrait avoir à relancer pendant votre absence.
- Les documents qui appartiennent à l’entreprise plutôt qu’à vous : contrats fournisseurs, accords clients.
- Tout ce dont quelqu’un d’autre aura besoin, copie signée ou piste d’audit.
- Tout ce qui a une échéance qui n’attendra pas votre retour.
Gardez-le privé pour les papiers vraiment personnels : vos propres documents d’embauche, par exemple.
Décidez avant d’envoyer
Le partage fait partie des paramètres du workflow, et un workflow envoyé ne peut plus être modifié. Un document privé reste privé toute sa vie : dans le doute, partagez-le. Le coût d’un partage excessif au sein de votre propre équipe est bien inférieur à celui d’un contrat que personne d’autre ne peut atteindre.
Ça compte plus qu’il n’y paraît
Les documents achevés sont supprimés au bout de 14 jours. Si la seule personne capable de télécharger un contrat signé est en congé quand le délai expire, le fichier est perdu pour de bon. Voir Combien de temps nous conservons vos documents.