Un modèle, c’est un document dont les champs et les rôles de signataire sont déjà en place. Vous conservez la mise en page ; vous renseignez les personnes à chaque envoi.
Des rôles, pas des personnes
C’est le point à comprendre. Dans un modèle, un emplacement porte un nom, rien d’autre : pas d’e-mail, pas de numéro de téléphone. Vous l’appelez Consultant, Locataire ou Directeur général, et la personne réelle est renseignée au moment d’utiliser le modèle.
Un seul modèle sert donc pour tous les consultants que vous engagerez. Le document, la position des champs et le niveau de signature ne bougent pas ; seuls les noms et les adresses changent.
Quand il devient rentable
- Vous envoyez le même accord à des personnes différentes : conditions de prestation, NDA, baux, documents d’intégration.
- Placer les champs est fastidieux et vous préférez le faire une bonne fois pour toutes.
- Des collègues envoient le même document et vous voulez une mise en page homogène.
- Vous l’envoyez assez souvent pour que le temps de préparation finisse par compter.
Pour un envoi unique, laissez tomber. Construire un modèle qui ne servira qu’une fois coûte plus cher que d’envoyer simplement le document.
Ce que contient un modèle
| Conservé dans le modèle | Renseigné à chaque envoi |
|---|---|
| Le document lui-même | Qui est réellement chaque rôle : nom, e-mail, téléphone |
| La position des champs et le rôle auquel ils appartiennent | La date d’expiration |
| Le niveau de signature : AES ou QES | Les paramètres propres à chaque document |
| Les noms des rôles |