swipesign est une plateforme de signature, pas un système de gestion documentaire. Nous gardons vos fichiers le temps de mener le processus de signature à son terme, puis nous les supprimons.
Ce qui est supprimé
Tout ce que vous avez téléversé et tout ce que nous en avons tiré : l’original, le document signé et toutes les versions intermédiaires. Passé 14 jours, plus rien de tout cela n’existe sur nos systèmes.
Ce qui est conservé
La piste d’audit reste. Elle contient le certificat et les métadonnées cryptographiques qui prouvent qu’une signature était valable : qui a signé, quand, comment son identité a été établie, et une empreinte de ce qui a été signé. Elle ne contient pas le document lui-même.
Nous pouvons donc toujours vous aider à démontrer qu’une signature a eu lieu et qu’elle était valable. Nous ne pouvons pas vous rendre le document sur lequel elle a été apposée.
Pourquoi nous procédons ainsi
Garder les documents des clients pour toujours, c’est constituer une cible vaste et attirante, et la plupart de nos clients signent des choses qu’ils préféreraient que personne n’accumule. En cas de piratage de swipesign, les contrats que nous ne détenons plus ne peuvent pas fuiter.
Chaque workflow finalisé vous parvient en outre par e-mail : une seconde copie sur nos serveurs serait donc redondante. La supprimer économise stockage et énergie.
Cela garde aussi la situation simple côté protection des données. Nous ne sommes pas le dépositaire de vos accords. C’est vous.
Conserver plus longtemps
Si vous préférez conserver vos documents chez nous, ajoutez l’archive longue durée pour €25 HT par mois : inaltérable, avec des horodatages surveillés et renouvelés si nécessaire.
Ce qu’il faut faire
- Téléchargez le document signé et la piste d’audit à la fin d’un workflow : voir Télécharger les documents signés et la piste d’audit.
- Rangez-les là où votre entreprise conserve ses contrats signés.
- Activez la notification de fin pour que rien ne se termine sans que vous le sachiez : voir Paramètres des notifications par e-mail.