Chaque workflow de signature se trouve dans un seul de ces cinq états. Documents, dans la barre latérale, les sépare, et les filtres en haut de la liste affichent un compteur à jour pour chacun.
| Statut | Signifie | Vous pouvez |
|---|---|---|
| Brouillon | Construit mais pas envoyé. Personne n’a rien reçu. | Tout modifier, ou le supprimer |
| En cours | Envoyé et entre les mains de vos destinataires. Il en reste au moins un à signer. | Relancer, renvoyer ou annuler |
| Terminé | Tout le monde a signé. Le document est complet. | Télécharger le document et la piste d’audit |
| Expiré | La date d’expiration est passée avant que tout le monde ait signé. Les liens ne fonctionnent plus. | Repartir sur un nouveau workflow |
| Annulé | Vous l’avez arrêté avant la fin. | Rien : il est clos |
Comment un document évolue
Un workflow devient un Brouillon dès que vous téléversez un fichier, et il s’enregistre au fur et à mesure : vous pouvez fermer l’onglet et revenir.
Cliquer sur Envoyer le fait passer En cours. À partir de là, le contenu est figé : la fenêtre d’envoi vous prévient qu’un flux envoyé ne peut plus être modifié, seulement annulé.
Quand le dernier signataire a fini, il passe Terminé et la date d’achèvement s’affiche sur la ligne. Si la date d’expiration arrive avant, il passe Expiré.
Ce que la ligne vous dit
- Le niveau de signature : un badge QES ou AES à gauche.
- Le nom du workflow, et son badge de statut.
- Chaque destinataire, avec un repère indiquant s’il a signé.
- Dernière modification tant qu’il est en cours, Terminé une fois achevé.
Terminé ne veut pas dire archivé
Un document achevé reste disponible 14 jours, puis il est supprimé. Passer en Terminé, c’est le moment de télécharger, pas celui de souffler. Voir Télécharger les documents signés.
Expiré, ça s’évite
C’est vous qui fixez l’expiration au moment de construire le workflow, et la valeur par défaut est d’un mois. Si vos documents expirent régulièrement, allongez le délai plutôt que de relancer les signataires. Voir Expiration, accès par PIN, ordre de signature et relecteurs.