Un flujo de firma es un documento, o unos cuantos, enviado a las personas que tienen que hacer algo con él. Casi todo lo que hace swipesign vive dentro de esta única pantalla, y buena parte pasa desapercibida.
Esta página es el mapa. Cada función tiene un párrafo y un enlace al artículo que la explica a fondo.
- Documentos por flujo
- Hasta 5
- Personas por flujo
- Hasta 15
- Tamaño de archivo
- 200 MB cada uno
- Coste para sus destinatarios
- Ninguno, nunca
Los cuatro roles
Cada persona que añade recibe un rol, y el rol decide qué hace su enlace. Es lo más útil que se puede entender de este producto.
| Rol | Qué hace | Consume su cuota de firmas |
|---|---|---|
| Firmante | Lee y firma. El caso normal. | Sí |
| Lector | Recibe un enlace y puede leer, pero no tiene nada que firmar. | No |
| Revisor | Aprueba o rechaza antes de que nadie firme. Un control interno. | No |
| Empresa | La empresa designa hasta 3 personas propias, que son las que firman. | Por cada persona que firma |
Dos niveles de firma
Todo flujo es Avanzada (AES) o Cualificada (QES), y usted lo elige antes de enviar. La avanzada identifica al firmante de forma indirecta, por su dirección de correo y un código a su teléfono. La cualificada le hace pasar por una verificación de identidad real con un prestador cualificado de servicios de confianza.
Las dos sellan el documento contra cambios posteriores y las dos están reconocidas legalmente en toda la UE. La cualificada es la que tiene por ley el mismo peso que una firma manuscrita, y la que conviene para cualquier cosa que pueda acabar en discusión.
Colocar los campos en la página
Coloca un campo de firma para cada persona, donde corresponda en el documento. Aquí hay tres cosas que ahorran tiempo de verdad:
- Detección automática. swipesign lee el documento y propone campos donde encuentra líneas de firma: usted ajusta en lugar de empezar de cero.
- Duplicar en todas las páginas. Un clic pone el mismo campo en todas las páginas: así se consiguen las iniciales de un contrato largo sin colocar treinta recuadros.
- Copiar, cortar y pegar. Los campos se comportan como objetos: mueva uno entre páginas en vez de borrarlo y volver a dibujarlo.
Los ajustes que cambian el resultado
La invitación la escribe usted
El correo que reciben sus destinatarios no es una plantilla fija. Usted escribe el asunto y el mensaje, y aparece tanto en su pantalla de bienvenida como en su bandeja de entrada, así que una línea explicando qué es el documento le ahorra una ronda de preguntas.
También hay un botón Resumir documento con IA que redacta un resumen sencillo del documento y lo mete en el mensaje. Útil en cualquier cosa larga, y puede editar lo que produzca antes de enviar.
Después de enviarlo
- Vigile el estado. Quién lo ha abierto, quién ha firmado, quién no se ha movido.
- Envíe un recordatorio a quien siga pendiente: limitado a uno cada cuatro horas por persona, así que no puede saturar a nadie sin querer.
- Cancele todo el flujo si el documento estaba mal.
Repetirlo la próxima vez
Plantillas. Guarde un documento que envíe una y otra vez: se conservan la disposición de los campos y los roles, y cada nuevo flujo arranca de ahí en vez de rehacerlo.
Qué recibe cada uno al final
Cuando firma la última persona, todos los implicados reciben el documento finalizado y su registro de auditoría: una relación con fecha y hora de quién lo abrió, quién lo vio y quién lo firmó, y desde dónde. La firma en sí está hecha para seguir siendo verificable mucho después de que caduquen los certificados que hay detrás.
¿Necesitan cuenta mis destinatarios?
No. Nunca crean una, nunca pagan y nunca instalan nada. Todo ocurre en su navegador.
¿Puedo enviar varios documentos para firmarlos juntos?
Sí: hasta cinco archivos en un mismo flujo. Los firmantes los recorren en una sola sesión y firman una vez al final.
¿Puedo firmar mi propio documento?
Sí. Añádase como firmante igual que a cualquier otro. Firma desde la misma pantalla, no a través de un enlace por correo.
¿Qué pasa si alguien no firma nunca?
El flujo sigue abierto hasta su fecha de caducidad, luego pasa a Caducado y los enlaces dejan de funcionar. Mientras tanto puede enviar recordatorios, o cancelarlo.