Jede Person, die Sie einem Vorgang hinzufügen, bekommt eine Rolle, und die Rolle entscheidet, was ihr Link tut, wenn sie ihn öffnet. Das falsch zu setzen ist die häufigste Ursache für einen Vorgang, der hängen bleibt, oder dafür, dass eine Person unterschreibt, die nur lesen sollte.
Die vier Rollen auf einen Blick
| Rolle | Unterschreibt? | Blockiert den Vorgang? | Kostet Sie |
|---|---|---|---|
| Unterzeichner:in | Ja | Ja: es wird auf sie gewartet | Eine Signatur |
| Leser:in | Nein | Nein | Nichts |
| Reviewer | Nein | Ja: bevor das Unterschreiben beginnt | Nichts |
| Unternehmen | Über die Personen, die es benennt | Ja | Eine pro Person, die unterschreibt |
Unterzeichner:in
Die Voreinstellung und die einzige Rolle, die eine Signatur erzeugt. Sie liest das Dokument, bestätigt per swipe und weist nach, wer sie ist. Der Vorgang ist erst fertig, wenn alle Unterzeichner:innen durch sind.
Tragen Sie sich selbst als Unterzeichner:in ein, wenn Sie Ihr eigenes Dokument unterschreiben müssen: Sie unterschreiben dann in der App statt über einen Link per E-Mail.
Leser:in
Bekommt einen eigenen Link und darf das Dokument lesen, hat aber nichts zu unterschreiben und nichts zu genehmigen. Auf sie wartet niemand.
Das ist die Rolle, zu der Leute zuletzt greifen und zu der sie zuerst greifen sollten. Sie ist die richtige Antwort für die Steuerberatung, die eine Kopie braucht, für Kolleg:innen, die die endgültigen Bedingungen sehen wollen, und für die zweite Ansprechperson auf Kundenseite, die nicht unterschreibt. Sie kostet nichts.
Reviewer
Genehmigt oder lehnt das Dokument ab, bevor überhaupt unterschrieben wird. Reviewer sind die interne Schranke: die Rechtsabteilung liest den Vertrag, die Buchhaltung prüft die Zahlen.
Die beiden Entscheidungen wiegen nicht gleich, und das überrascht viele:
- Alle Reviewer müssen genehmigen, bevor die Unterzeichner:innen überhaupt eingeladen werden.
- Eine einzige Ablehnung bricht den ganzen Vorgang ab, sofort und für alle.
Unternehmen
Eine Organisation statt einer Person als Empfänger:in. Wer den Link des Unternehmens öffnet, benennt bis zu drei Personen, die im Namen des Unternehmens unterschreiben, und jede von ihnen bekommt dann eine eigene Einladung.
Nehmen Sie das, wenn Sie mit einem Unternehmen abschließen und nicht wissen, wer es binden darf, also meistens. Das Unternehmen entscheidet, und beide Hälften dieser Entscheidung landen im Prüfprotokoll. Siehe Ein Unternehmen unterschreiben lassen.
Die Wahl zwischen ihnen
Kann ich die Rolle nach dem Senden ändern?
Nein. Rollen liegen fest, sobald der Vorgang raus ist, und die Person auch: es gibt keine Möglichkeit, eine Signatur an jemand anderen weiterzureichen. Haben Sie die falsche Person angeschrieben, brechen Sie ab und senden Sie neu.
Verbrauchen Leser:innen und Reviewer mein Kontingent?
Beide nicht. Nur Signaturen zählen, Reviewer zur Kontrolle vor dem Versand hinzuzuziehen ist also gratis.
Sieht ein:e Leser:in, wer unterschrieben hat?
Leser:innen können das Dokument öffnen. Sobald alles abgeschlossen ist, erhalten alle Beteiligten die fertige Datei und ihr Prüfprotokoll.