Die Einladungs-E-Mail anpassen

Der Abschnitt E-Mail weiter unten im Feld des Erstellers steuert die Nachricht, die Ihre Empfänger:innen bekommen. Er zeigt den aktuellen Betreff als Vorschau und lässt sich zum Bearbeiten aufklappen.

Der voreingestellte Betreff wird aus dem Ablaufdatum gebaut: etwa 🔏 Bitte unterschreiben Sie bis 22. Sep. 2026, 20:00.

Eine Zusammenfassung des Dokuments mit dem E-Mail-Abschnitt und seiner Betreffzeile. — Der Betreff wird hinterher am Dokument festgehalten, Sie sehen also, was verschickt wurde.

Warum ändern

Ihre Empfänger:innen bekommen eine E-Mail von einem Unternehmen, das sie womöglich nicht kennen, mit der Bitte, einen Link anzuklicken und danach ihre Identität nachzuweisen. Alles, was sie wiedererkennbar macht, hilft, dass sie geöffnet statt gelöscht wird.

Nennen Sie das Dokument. „Beratungsvertrag: Northwind Legal" sagt ihnen, worum es geht. Die voreingestellte Fristformulierung tut das nicht.
Nennen Sie sich oder Ihr Unternehmen. Ihre Empfänger:innen suchen nach einem Namen, den sie kennen.
Sagen Sie, warum jetzt, wenn es einen Grund gibt: eine Frist, ein Termin, vor dem unterschrieben sein muss.

Es ist das Erste, was irgendjemand sieht

Ein vager Betreff auf einem identitätsgeschützten Link sieht genau aus wie ein Phishing-Versuch. Konkret zu sein ist nicht bloß höflich: es ist der Unterschied zwischen einem Dokument, das heute unterschrieben wird, und einem, das ungeöffnet liegen bleibt, bis es abläuft. Siehe Ist diese E-Mail wirklich von swipesign?.

In welcher Sprache es hinausgeht

Ihre Unternehmenssprache setzt die Voreinstellung für alles, was swipesign an Ihre Unterzeichner:innen schickt. Wenn Sie überwiegend an deutschsprachige Kund:innen schreiben, stellen Sie es einmal ein und denken Sie nicht mehr daran. Siehe Spracheinstellungen.

Bringen Sie es vor dem Senden in Ordnung

Ein versandter Vorgang lässt sich nicht bearbeiten, der Betreff, den Sie senden, ist also der Betreff, den sie bekommen. Eine Einladung erneut zu senden schickt dieselbe E-Mail noch einmal, Wortlaut inklusive.