swipesign im Team betreiben

Eine Person, die Verträge verschickt, ist der einfache Fall. Im Team fangen die Fragen an: wer zahlt, wer darf was sehen, und was wird aus laufender Arbeit, wenn jemand geht.

Nutzer:innen

Jede Person in Ihrem Konto hat ihren eigenen Login. Im Abo gibt es keine Grenze und keine Kosten je Nutzer:in; der kostenfreie Zugang hat zwei Nutzer:innen. Sie laden per E-Mail ein; die Person richtet ihr eigenes Konto ein und tritt Ihrem bei.

Einladungen verfallen nach 24 Stunden

Wenn ein:e Kolleg:in sagt, der Link sei tot, liegt es fast immer daran. Schicken Sie ihn erneut: nach einer kurzen Wartezeit zwischen zwei Sendungen geht eine frische Einladung raus.

Arbeit teilen

Standardmäßig gehört ein Signaturvorgang der Person, die ihn angelegt hat. Unterschriften Workflow im Team teilen, ein Schalter in den Einstellungen des Vorgangs, öffnet ihn für Ihre Kolleg:innen, sodass sie den Fortschritt verfolgen und bei Unterzeichner:innen nachfassen können.

Das ist der Unterschied zwischen „nur Anna weiß, wo dieser Vertrag steht" und alle im Team können die Frage beantworten. Schalten Sie es für alles ein, woran das Geschäft hängt, und lassen Sie es bei allem Persönlichen aus.

Im Team teilenWas Kolleg:innen mit einem geteilten Vorgang tun können und was nicht.Teammitglieder einladenDie Einladung verschicken und was die neue Person sieht.

Gemeinsame Kontingente

Signaturen kommen aus einem Topf für das ganze Konto, nicht pro Person. Wer einen Monat lang viele qualifizierte Signaturen verschickt, zieht aus demselben Kontingent wie alle anderen: gut zu wissen, bevor Sie sich fragen, wo es geblieben ist.

Reviewer und Leser:innen kosten nichts, eine:n Kolleg:in zur Kontrolle vor dem Versand hinzuzuziehen ist also gratis. Siehe Was auf Ihr Kontingent zählt.

Wenn jemand geht

Ein Mitglied zu sperren bricht seine Signaturvorgänge ab

Jemanden zu sperren ist kein neutraler Akt. Jeder Signaturvorgang, den diese Person offen hatte, wird mit abgebrochen. Sehen Sie nach, was bei ihr läuft, und lassen Sie es zuerst zu Ende gehen.

Siehe Ein Teammitglied sperren oder entfernen für die genaue Reihenfolge. War ein Dokument an jemanden adressiert, der gegangen ist, brechen Sie es ab und senden Sie neu: eine Signatur lässt sich nicht an eine andere Person weiterreichen.

Eine Sprache für alle

Sie können die Sprache festlegen, in der Ihre Einladungen und Benachrichtigungs-E-Mails rausgehen, getrennt von der Sprache, in der Sie selbst die App nutzen. Lohnt sich einmal einzustellen, wenn Ihre Empfänger:innen alle in einem Land sitzen und Ihr Team nicht.

Können zwei von uns gleichzeitig an demselben Vorgang arbeiten?

Sehen können Sie einen geteilten Vorgang beide, aber ein Dokument, das gerade unterschrieben wird, ist auf eine Signatur zur Zeit gesperrt. Steckt ein:e Kolleg:in mitten in der Signatur, werden Sie gebeten, einen Moment zu warten.

Muss jede Person ihre Identität verifizieren?

Ja, einmalig, bevor die Person Dokumente zur Unterschrift versenden kann. Das dauert wenige Minuten, per nationaler eID oder über den Chip im Ausweis, und die Kosten übernehmen wir. Die Prüfung hängt an der Person, nicht am Unternehmen: einem geprüften Arbeitsbereich beizutreten überspringt sie also nicht.

Kann ich verhindern, dass ein:e Kolleg:in einen heiklen Vertrag sieht?

Ja: lassen Sie das Teilen im Team für diesen Vorgang aus. Er bleibt dann nur für Sie sichtbar.