Per impostazione predefinita un flusso di firma è privato: lo vede solo Lei. La pagina di dettaglio del documento lo dice sotto «Impostazioni»: Condivisione: privato.
Per cambiarlo, attivi Condividi il flusso di firma con i membri del team sotto Impostazioni nel costruttore.
Che cosa fa la condivisione
I colleghi della Sua area di lavoro possono trovare il flusso, vederne lo stato e controllare l’audit trail. Evita che un documento sia invisibile a tutti tranne a chi lo ha inviato.
Per i Suoi destinatari non cambia niente. Vedono esattamente quello che avrebbero visto comunque.
Quando attivarla
- Tutto ciò che un collega potrebbe dover seguire mentre Lei è via.
- I documenti che appartengono all’azienda e non a Lei: contratti con i fornitori, accordi con i clienti.
- Tutto ciò per cui a qualcun altro servirà la copia firmata o l’audit trail.
- Tutto ciò che ha una scadenza che non aspetterà il Suo ritorno.
Lo tenga privato per le carte davvero personali, i Suoi documenti di lavoro, per esempio.
Decida prima di inviare
La condivisione fa parte delle impostazioni del flusso, e un flusso inviato non si può modificare. Un documento privato resta privato per tutta la sua vita, quindi nel dubbio lo condivida: il costo di condividere troppo dentro il proprio team è molto più basso di quello di un contratto che nessun altro può raggiungere.
Conta più di quanto sembri
I documenti completati vengono cancellati dopo 14 giorni. Se l’unica persona che potrebbe scaricare un contratto firmato è in ferie quando scade quel termine, il file è perso per sempre. Si veda Per quanto tempo conserviamo i Suoi documenti.