Un modello è un documento con i suoi campi e i suoi ruoli di firma già impostati. L’impaginazione resta; le persone le inserisce ogni volta che invia.
Ruoli, non persone
È la parte che vale la pena capire. Un segnaposto in un modello ha solo un nome: niente e-mail, niente numero di telefono. Lo chiama Consulente, Locatario o Amministratore delegato, e la persona vera viene indicata quando usa il modello.
Così un solo modello serve per ogni consulente che ingaggerà. Il documento, la posizione dei campi e lo standard di firma restano dove sono; cambiano solo nomi e indirizzi.
Quando conviene
- Manda lo stesso accordo a persone diverse: condizioni per i collaboratori, NDA, contratti di locazione, documenti di onboarding.
- Posizionare i campi è noioso e preferisce farlo una volta per bene.
- I colleghi mandano lo stesso documento e Lei vuole che sia impaginato in modo coerente.
- Lo manda abbastanza spesso perché il tempo di preparazione conti davvero.
Per una cosa una tantum lo salti. Costruire un modello che userà una volta sola costa più che inviare e basta il documento.
Che cosa contiene un modello
| Conservato nel modello | Indicato a ogni invio |
|---|---|
| Il documento in sé | Chi è davvero ogni ruolo: nome, e-mail, telefono |
| La posizione dei campi e a quale ruolo appartengono | La data di scadenza |
| Lo standard di firma: AES o QES | Le impostazioni specifiche del documento |
| I nomi dei ruoli |
I modelli non si inviano
Il pulsante su un modello dice Istanzia, non «Invia». Un modello non viene mai firmato: istanziarlo crea da esso un normale flusso di firma, che poi completa e invia. Si veda Avviare un flusso da un modello.