swipesign è una piattaforma di firma, non un sistema di gestione documentale. Teniamo i Suoi file per il tempo necessario a concludere il processo di firma, poi li cancelliamo.
Che cosa viene cancellato
Tutto quello che ha caricato e tutto quello che ne abbiamo ricavato: l’originale, il risultato firmato e ogni versione intermedia. Dopo 14 giorni non esiste più niente sui nostri sistemi.
Che cosa resta
Resta l’audit trail. Contiene il certificato e i metadati crittografici che dimostrano che una firma era valida: chi ha firmato, quando, come è stata accertata la sua identità e un hash di ciò che ha firmato. Non contiene il documento in sé.
Quindi possiamo sempre aiutarla a dimostrare che una firma c’è stata ed era valida. Non possiamo restituirle il documento su cui è stata apposta.
Perché facciamo così
Conservare per sempre i documenti dei clienti costruisce un bersaglio grande e appetibile, e la maggior parte dei nostri clienti firma cose che preferirebbe nessuno accumulasse. Se swipesign subisse una violazione, i contratti che non abbiamo più non possono trapelare.
Ogni flusso concluso Le arriva inoltre via email, quindi una seconda copia sui nostri server sarebbe ridondante. Cancellarla fa risparmiare spazio ed energia.
Semplifica anche il quadro della protezione dei dati. Non siamo noi i custodi dei Suoi accordi. Lo è Lei.
Conservare più a lungo
Se preferisce conservare i documenti presso di noi, aggiunga l’archivio a lungo termine per €25 al mese IVA esclusa: a prova di revisione, con timestamp monitorati e rinnovati quando serve.
Che cosa fare
- Scarichi il documento firmato e l’audit trail quando un flusso si conclude: si veda Scaricare i documenti firmati e l’audit trail.
- Li metta dove la Sua azienda tiene gli accordi perfezionati.
- Attivi la notifica di completamento, così niente si conclude senza che Lei se ne accorga: si veda Impostazioni delle notifiche e-mail.