Tutto quello che può fare un flusso di firma

Un flusso di firma è un documento, o una piccola pila di documenti, inviato alle persone che devono intervenire. Quasi tutto quello che fa swipesign vive dentro questa schermata, e molto è facile da non vedere.

Questa pagina è la mappa. Ogni funzione ha un paragrafo e un link all’articolo che la tratta per bene.

Il costruttore del flusso di firma: il documento a sinistra e, nella colonna a destra, il nome del flusso, il selettore Qualificata/Avanzata, «Impostazioni», «Firmatari e visualizzatori» con il «Rilevamento intelligente» e l’e-mail di invito. — Quasi tutto quello che segue vive in questa unica schermata.

Documenti per flusso: Fino a 5
Persone per flusso: Fino a 15
Dimensione del file: 200 MB ciascuno
Costo per i destinatari: Nessuno, mai

I quattro ruoli

Ogni persona che aggiunge riceve un ruolo, e il ruolo decide che cosa fa il suo link. È la cosa più utile da capire di questo prodotto.

Ruolo	Che cosa fa	Consuma le firme del Suo piano
Firmatario	Legge e firma. Il caso normale.	Sì
Visualizzatore	Riceve un link e può leggere, ma non ha niente da firmare.	No
Revisore	Approva o rifiuta prima che chiunque firmi. Un controllo interno.	No
Azienda	L’azienda designa fino a 3 persone sue, che poi firmano.	Per ogni persona che firma

Aggiungere firmatari, revisori e sé stessoCostruire l’elenco dei destinatari e aggiungersi come firmatario.Far firmare un’aziendaQuando la controparte è un’entità, non una persona.

Due livelli di firma

Ogni flusso è Avanzata (AES) oppure Qualificata (QES), e sceglie prima di inviare. L’avanzata identifica il firmatario in modo indiretto, tramite l’indirizzo e-mail e un codice sul telefono. La qualificata lo sottopone a una vera verifica dell’identità presso un prestatore di servizi fiduciari qualificato.

Entrambe sono sigillate contro modifiche successive ed entrambe sono riconosciute legalmente in tutta l’UE. La qualificata è quella che per legge vale quanto una firma autografa, ed è quella da usare per tutto ciò su cui si potrebbe discutere.

Quale dovrei scegliere?Una risposta pratica, per tipo di documento.AES e QES davanti alla leggeChe cosa dice davvero eIDAS e che cosa significa in una controversia.

Mettere i campi sulla pagina

Posiziona un campo firma per ogni persona, dove serve sul documento. Tre cose qui fanno risparmiare tempo vero:

Rilevamento automatico. swipesign legge il documento e propone i campi dove trova righe di firma: Lei corregge, invece di partire da zero.
Duplica su tutte le pagine. Un clic mette lo stesso campo su tutte le pagine: è così che si ottengono le sigle su un contratto lungo senza posizionare trenta riquadri.
Copia, taglia e incolla. I campi si comportano come oggetti: ne sposta uno da una pagina all’altra invece di cancellarlo e ridisegnarlo.

Non tutte le firme hanno bisogno di un campo

Se non posiziona niente, la firma arriva lo stesso: su una pagina del certificato aggiunta in fondo al documento. I campi decidono dove appare, non se vale.

Le impostazioni che cambiano il risultato

Ordine di firma rigidoUna persona alla volta, nell’ordine che stabilisce Lei. Per quando il direttore firma dopo il dipendente.Accesso al documento protetto da PINI destinatari dimostrano chi sono prima ancora che il documento si apra.Data di scadenzaQuando i link smettono di funzionare. Attiva per impostazione predefinita, a un mese.Condividere con il teamI colleghi possono vedere e sollecitare il flusso, non solo Lei.

L’invito lo scrive Lei

L’e-mail che ricevono i destinatari non è un modello fisso. L’oggetto e il messaggio li scrive Lei, e compaiono sia nella loro casella sia sulla loro schermata iniziale, quindi una riga che spiega di che documento si tratta Le risparmia un giro di domande.

C’è anche un pulsante Riassumi documento con l’IA che redige un riassunto semplice del documento e lo inserisce nel messaggio. Utile su tutto ciò che è lungo, e può modificare quello che produce prima di inviare.

Dopo l’invio

Guardi lo stato. Chi ha aperto, chi ha firmato, chi non si è mosso.
Invii un promemoria a chi manca ancora: limitato a uno ogni quattro ore per persona, così non può fare spam per sbaglio.
Annulli tutto, se il documento era sbagliato.

Quello che non può fare è modificarlo

Una volta partito, il flusso congela il documento. Farlo bene prima di inviare è tutta la disciplina: si veda Controlli prima di inviare.

Rifarlo la volta dopo

Modelli. Salvi un documento che invia spesso: il layout dei campi e i ruoli restano, e ogni nuovo flusso parte da lì invece di essere ricostruito.

Creare un modelloPer i contratti che invia settimana dopo settimana.Partire da un modelloTrasformare un modello salvato in un flusso attivo.

Che cosa riceve ognuno alla fine

Quando firma l’ultima persona, tutti i coinvolti ricevono il documento completato e il suo audit trail: un registro con data e ora di chi ha aperto, visualizzato e firmato, e da dove. La firma è costruita per restare verificabile molto dopo la scadenza dei certificati che le stanno dietro.

Lo scarichi. I documenti vengono cancellati dopo 14 giorni.

swipesign non è un archivio. Quattordici giorni dopo il completamento i file spariscono, per scelta. Si veda Per quanto tempo conserviamo i Suoi documenti.

I miei destinatari devono avere un account?

No. Non ne creano mai uno, non pagano mai e non installano niente. Tutto funziona nel loro browser.

Posso inviare più documenti da firmare insieme?

Sì: fino a cinque file in un unico flusso. I firmatari li scorrono in una sola sessione e firmano una volta sola alla fine.

Posso firmare un mio documento?

Sì. Si aggiunga come firmatario, come chiunque altro. Firma dalla stessa schermata, non tramite un link ricevuto via e-mail.

Che cosa succede se qualcuno non firma mai?

Il flusso resta aperto fino alla data di scadenza, poi passa a «Scaduti» e i link smettono di funzionare. Nel frattempo può sollecitare o annullare.