Signer au nom d’une entreprise

La plupart des liens de signature sont adressés à une personne. Certains sont adressés à une entreprise, et une entreprise ne tient pas un stylo. Le premier écran n’affiche donc pas du tout le document. Il demande : Qui signe pour l’entreprise ?

Celui qui ouvre ce lien désigne les personnes qui signeront réellement. Chacune reçoit ensuite son propre lien et signe en son nom propre, pour le compte de l’entreprise.

Pourquoi c’est fait ainsi

Un contrat avec une entreprise engage parce que ceux qui l’ont signé pouvaient l’engager. Qui sont ces personnes, l’entreprise le sait et l’expéditeur, en général, non : le pouvoir de signature tient aux statuts, aux procurations et à des règles internes que l’autre partie ne voit pas.

Désigner les signataires côté entreprise place la décision là où se trouve la connaissance. L’expéditeur s’adresse à l’entreprise ; l’entreprise répond par des noms. Les deux moitiés de cet échange sont inscrites dans la piste d’audit : le document finalisé montre donc non seulement qui a signé, mais qui les a désignés et quand.

Cela règle aussi le problème pratique sous-jacent : la règle des deux signatures. Quand une entreprise exige qu’un gérant et un fondé de pouvoir signent ensemble, les deux sont désignés ici et les deux signent, au lieu que l’expéditeur doive connaître la règle à l’avance et créer deux destinataires distincts.

Désigner les signataires

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   Renseignez un nom complet et une adresse e-mail pour la première personne. Les deux sont obligatoires.
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   Ajouter une autre personne pour chaque signataire supplémentaire. Je signerai moi-même renseigne votre propre adresse, si vous en faites partie.
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   Ajoutez un numéro de téléphone là où le formulaire en demande un. Le champ apparaît quand le niveau de signature l’exige, et il est obligatoire si l’expéditeur a protégé le document.
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   Envoyez la liste. Chaque personne qui y figure reçoit son propre lien de signature par e-mail.

Trois personnes au maximum

Moins de trois convient. Une seule convient. Si votre entreprise a vraiment besoin d’une quatrième signature, l’expéditeur devra ajouter cette personne comme destinataire à part entière sur le document.

Vous n’avez qu’un seul essai

Revenez sur le lien ensuite et vous verrez la liste envoyée, marquée Invité, et rien d’autre. Chaque adresse doit aussi être différente des autres : le formulaire refuse deux fois la même personne.

Si cela tourne mal, c’est l’expéditeur qui peut réparer : il annule le workflow et le renvoie.

Ce que voient les personnes désignées

Une invitation à signer ordinaire, avec un ajout : leur écran d’accueil précise qu’elles signent au nom de l’entreprise. Ensuite, c’est le parcours normal : lire, glisser, prouver son identité. Voir On vous demande de signer.

Leurs signatures se posent sur la page de signatures du document plutôt que dans un champ placé par l’expéditeur, puisque celui-ci ne pouvait pas savoir combien de personnes l’entreprise désignerait.