Se il Suo invito dice È richiesta la tua revisione invece di chiederle di firmare, Lei è un revisore. Le si chiede di dare il via libera al documento, non di esserne parte. Il Suo nome non comparirà e per Lei non viene creata nessuna firma.
È il controllo interno prima che un documento parta: l’ufficio legale che legge un contratto prima che lo firmi l’amministratore delegato, l’amministrazione che verifica i numeri su un ordine.
Che cosa fa Lei
- 1Apra il link e clicchi su Revisiona ora.
- 2Legga il documento. Vede tutti i file del flusso e può passare dall’uno all’altro, esattamente come un firmatario.
- 3Faccia swipe per confermare di averlo letto.
- 4Scelga Approva o Rifiuta.
Tutto qui. Non c’è nessun controllo dell’identità, nessun codice via SMS e nessun prestatore di servizi fiduciari: una revisione è una decisione, non una firma, quindi non deve esserle rilasciato niente.
Che cosa fa ciascuna decisione
| Decisione | Che cosa succede dopo |
|---|---|
| Approva | Il flusso prosegue da solo. I firmatari vengono invitati a turno e nessuno deve ricominciare niente. |
| Rifiuta | L’intero flusso di firma viene annullato, subito. Nessuno firma e i link di firma ancora aperti smettono di funzionare. |
Non c’è modo di tornare indietro su nessuna delle due decisioni, né di riaprire un flusso rifiutato. Il mittente ne avvia uno nuovo con il documento corretto.
Il perché lo dica a parte
La schermata di revisione non ha un campo per i commenti. «Approva» e «Rifiuta» sono le uniche due cose che registra, quindi le motivazioni devono arrivare al mittente per un’altra strada: risponda alla sua e-mail, o glielo dica prima di decidere.
Se ha già deciso
Tornando sul Suo link vede che cosa ha scelto e nient’altro. Le revisioni sono a colpo unico, e un secondo tentativo viene rifiutato con un messaggio che dice che il documento è già stato revisionato.
Un messaggio diverso, che il documento non è in stato di revisione, significa che la decisione Le è stata tolta di mano: un altro revisore lo ha rifiutato prima e il flusso è già chiuso.
Quando revisionano più persone
Il mittente può chiederlo a più di una persona, e le due decisioni non sono simmetriche. Ogni revisore deve approvare prima che il documento passi ai firmatari. Un solo rifiuto lo annulla per tutti.
Quindi un’approvazione da sola non cambia niente di visibile: è probabile che stia aspettando un collega. Nessuno riceve notifiche finché non arriva l’ultima revisione.
Revisori e firmatari sullo stesso documento
I revisori vengono prima: è il loro via libera a rilasciare il documento ai firmatari, che fino a quel momento non vengono invitati. Essere revisore non impedisce al mittente di aggiungerla separatamente come firmatario: riceverebbe due inviti, uno per ruolo.