Se non vuole firmare

Nessuno può obbligarla a firmare. Ma vale la pena essere chiari su che cosa la schermata di firma può e non può fare, perché la mossa ovvia, chiuderla, o cliccare su «Annulla», non comunica un rifiuto a nessuno.

Per i firmatari non c’è un pulsante di rifiuto

Solo i revisori possono rifiutare un documento. Un firmatario può firmare o non firmare, e non firmare è un silenzio, non un messaggio. Se vuole che il mittente lo sappia, deve dirglielo.

Che cosa fa davvero fermarsi

Se si tira indietro a metà strada, arriva su una schermata intitolata Processo di firma annullato. La legga con attenzione: dice che si è fermato per ora, che i Suoi progressi sono salvati e che il link nella Sua e-mail La riporterà comunque indietro.

La schermata intitolata «Processo di firma annullato», che spiega che il processo è interrotto per ora, che i progressi sono salvati e che il link ricevuto via e-mail riporterà indietro il firmatario. — Noti che cosa *non* dice: qui non c’è niente che dica al mittente che ha rifiutato.

È esattamente quello che succede sotto. Il Suo posto sul documento torna in attesa di firma, e se un prestatore di servizi fiduciari aveva già iniziato a emettere la Sua firma, quella sessione a metà viene annullata con lui in modo pulito. Il link continua a funzionare finché il flusso non scade.

Lo stesso vale se chiude semplicemente la scheda. Leggere un documento non La impegna proprio a niente.

Come si rifiuta davvero

Risponda alla persona che glielo ha inviato. Il suo nome e il suo indirizzo e-mail sono sull’invito e sulla schermata iniziale, quindi ha sempre un modo per raggiungerla.

Solo lei può chiudere il flusso, e dovrebbe farlo: uno abbandonato resta aperto, manda solleciti e alla fine scade senza che nessuno sappia perché. Una frase al mittente risparmia tutto questo a tutti.

Chiedere una modifica è la stessa conversazione

Un documento non si può modificare dopo l’invio: né da Lei né dal mittente. Se una clausola deve cambiare, il flusso va annullato e ricominciato con un file corretto. Lo dica presto: è molto più facile prima che abbiano firmato altre persone.

Che cosa può vedere il mittente

Vede che ha aperto il documento e, se è arrivato fino allo swipe, l’audit trail registra che una firma è stata avviata e interrotta. Quello che non può registrare è il perché: quella parte esiste solo se lo dice Lei. Si veda Che cosa il mittente può vedere.

Se Le hanno chiesto di revisionare, non di firmare

Allora un pulsante «Rifiuta» ce l’ha, ed è decisivo: annulla l’intero flusso per ogni destinatario. Si veda Revisionare e approvare invece di firmare.

Se non doveva riceverlo affatto

Persona sbagliata, azienda sbagliata o un documento con cui non c’entra niente: lo dica al mittente, così può correggere l’indirizzo e fermare i solleciti. Se non si aspettava l’e-mail e non è sicuro che sia autentica, guardi Questa e-mail viene davvero da swipesign? prima di aprire qualsiasi cosa.