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Firmare per conto di un’azienda

Quando a firmare è un’azienda, qualcuno in azienda indica le persone che firmeranno per lei. Come funziona e quali sono i limiti.

Assistenza

Quasi tutti i link di firma sono indirizzati a una persona. Alcuni sono indirizzati a un’azienda, e un’azienda non può tenere in mano una penna. Per questo la prima schermata non mostra affatto il documento. Chiede: Chi firma per l’azienda?

Chi apre quel link indica le persone che firmeranno davvero. Ognuna riceve poi il proprio link e firma a proprio nome, per conto dell’azienda.

La schermata «Chi firma per l’azienda?» con la scheda «Rappresentante 1» che chiede nome completo ed e-mail, il link «Aggiungi un’altra persona», il link «Firmerò io stesso» e il pulsante «Invita 1 rappresentante».

Perché funziona così

Un contratto con un’azienda è vincolante perché le persone che lo hanno firmato potevano impegnarla. Chi siano quelle persone è una cosa che l’azienda sa e il mittente di solito no: il potere di firma sta negli statuti, nelle procure e nelle regole interne che l’altra parte non vede.

Indicare i firmatari dal lato dell’azienda porta la decisione dove sta la conoscenza. Il mittente si rivolge all’azienda; l’azienda risponde con le persone. Entrambe le metà di questo scambio finiscono nell’audit trail, così il documento finito mostra non solo chi ha firmato, ma anche chi lo ha designato e quando.

Risolve anche il problema pratico sottostante: le firme congiunte. Quando un’azienda ha bisogno che firmino insieme un amministratore delegato e un procuratore, qui vengono indicati entrambi e firmano entrambi: invece che il mittente debba conoscere la regola in anticipo e creare due destinatari separati.

Indicare i firmatari

  1. 1
    Compili nome completo e indirizzo e-mail della prima persona. Entrambi sono obbligatori.
  2. 2
    Aggiungi un’altra persona per ogni firmatario successivo. Firmerò io stesso inserisce il Suo indirizzo, se è uno di loro.
  3. 3
    Aggiunga un numero di telefono dove il modulo lo richiede. Compare quando il tipo di firma lo esige ed è obbligatorio se il mittente ha protetto il documento.
  4. 4
    Invii l’elenco. Ogni persona che vi compare riceve via e-mail il proprio link di firma.

Fino a tre persone

Tre è il limite della piattaforma, non un’impostazione
Un’azienda può indicare al massimo tre firmatari. È un limite fisso in swipesign: il mittente non può alzarlo, e non ha niente a che vedere con l’impaginazione del documento o con quanti campi firma contiene.

Meno di tre va bene. Una sola va bene. Se la Sua azienda ha davvero bisogno di una quarta firma, il mittente deve aggiungere quella persona come destinatario a sé sul documento.

Ha un solo tentativo

L’elenco non si può cambiare dopo l’invio
Non si modifica, non si rimuove e non c’è un secondo giro. Controlli l’ortografia di ogni indirizzo prima di inviare: un indirizzo con un errore di battitura è un invito che nessuno riceverà mai, e resta sul documento.

Se torna sul link dopo, vede l’elenco che ha inviato, contrassegnato come Invitato, e nient’altro. Ogni indirizzo deve anche essere diverso dagli altri: il modulo rifiuta la stessa persona due volte.

La schermata «Rappresentanti invitati» con due persone indicate e i loro indirizzi e-mail, ognuna contrassegnata come «Invitato».
Che cosa mostra il link una volta inserito l’elenco. Da qui non si torna indietro.

Se qualcosa va storto, è il mittente a poterlo sistemare, annullando il flusso e rinviandolo.

Che cosa vedono le persone indicate

Un normale invito a firmare, con un’aggiunta: la loro schermata iniziale dice che stanno firmando per conto dell’azienda. Da lì è il processo di sempre: legga, faccia swipe, dimostri chi è. Si veda Le hanno chiesto di firmare.

Le loro firme finiscono sulla pagina delle firme del documento invece che in un campo posizionato dal mittente, dato che il mittente non poteva sapere quante persone avrebbe indicato l’azienda.

Con un ordine di firma rigido, gli inviti aspettano
Se il mittente ha impostato i destinatari perché firmino in un ordine fisso, indicare i firmatari non fa partire subito i loro link. Partono quando arriva il turno dell’azienda.
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