Chaque personne ajoutée à un workflow reçoit un rôle, et ce rôle détermine ce que fait son lien quand elle l’ouvre. Se tromper ici, c’est la cause la plus fréquente d’un workflow qui s’enlise, ou de quelqu’un qui signe alors qu’il devait seulement lire.
Les quatre rôles en un coup d’œil
| Rôle | Signe ? | Bloque le workflow ? | Vous coûte |
|---|---|---|---|
| Signataire | Oui | Oui : on l’attend | Une signature |
| Lecteur | Non | Non | Rien |
| Relecteur | Non | Oui : avant le début des signatures | Rien |
| Entreprise | Via les personnes qu’elle désigne | Oui | Une par personne qui signe |
Signataire
Le rôle par défaut, et le seul qui produise une signature. Le signataire lit le document, glisse pour confirmer et prouve son identité. Le workflow n’est terminé que lorsque tous les signataires ont fini.
Ajoutez-vous comme signataire si vous devez signer votre propre document : vous signez alors depuis l’application, pas par un lien reçu par e-mail.
Lecteur
Il reçoit son propre lien et peut lire le document, mais il n’a rien à signer ni à approuver. Personne ne l’attend.
C’est le rôle auquel on pense en dernier alors qu’il devrait venir en premier. C’est la bonne réponse pour le comptable qui a besoin d’une copie, le collègue qui veut voir les conditions finales et le second contact chez le client qui n’est pas celui qui signe. Il ne coûte rien.
Relecteur
Il approuve ou refuse le document avant que la moindre signature ne commence. Les relecteurs sont le filtre interne : le juridique qui lit un contrat, la finance qui vérifie les chiffres.
Les deux décisions ne sont pas symétriques, et ça surprend :
- Tous les relecteurs doivent approuver avant que les signataires ne soient invités.
- Un seul refus annule tout le workflow, immédiatement, pour tout le monde.
Entreprise
Un destinataire qui est une organisation, pas une personne. Celui qui ouvre son lien désigne jusqu’à trois personnes pour signer au nom de l’entreprise, et chacune reçoit ensuite sa propre invitation.
À utiliser quand vous contractez avec une entreprise sans savoir qui a le pouvoir de l’engager, c’est-à-dire la plupart du temps. L’entreprise décide, et les deux moitiés de cette décision atterrissent dans la piste d’audit. Voir Faire signer une entreprise.
Choisir entre les quatre
Puis-je changer le rôle de quelqu’un après l’envoi ?
Non. Une fois le workflow parti, les rôles sont figés, et la personne aussi : impossible de transmettre une signature à quelqu’un d’autre. Si vous vous êtes adressé à la mauvaise personne, annulez et renvoyez.
Les lecteurs et les relecteurs consomment-ils mon quota ?
Ni les uns ni les autres. Seules les signatures comptent : ajouter un relecteur pour contrôler votre travail avant l’envoi ne coûte rien.
Un lecteur voit-il qui a signé ?
Il peut ouvrir le document. Une fois tout terminé, chaque participant reçoit le fichier final et sa piste d’audit.