Ajouter des contacts enregistrés à un workflow

Dans l’éditeur, cliquez sur + Signataire. Au-dessus des options se trouve un champ de recherche : Rechercher par nom, e-mail ou téléphone.

Le menu d’ajout de signataire, avec les options « Moi-même », « Nouvelle personne » et « Nouvelle entreprise » au-dessus d’un champ de recherche de contacts.

Commencez à taper et les contacts correspondants apparaissent. Choisissez-en un et sa fiche se remplit : nom, e-mail et numéro de téléphone, si vous l’aviez enregistré.

Si vous n’avez encore rien enregistré, le message indique Aucun contact enregistré pour l’instant, et vous saisissez la personne directement via Nouvelle personne.

Vérifiez ce qui a été repris

Un contact remplit ce qu’il contient : un contact enregistré sans numéro de téléphone donne donc un signataire sans numéro. Sur une signature Avancée (AES), cela déclenche l’avertissement AES faible.

Corrigez-le sur la fiche si vous voulez simplement que ce document parte, et corrigez-le aussi dans Contacts pour que le suivant démarre propre. Voir Enregistrer et réutiliser des contacts.

Modifier ici ne met pas le contact à jour

Changer une adresse sur une fiche de signataire ne vaut que pour ce workflow. Si quelqu’un a réellement changé d’e-mail, mettez aussi la fiche contact à jour : sinon l’ancienne adresse reviendra la fois suivante.

Lisez quand même l’adresse avant d’envoyer

Choisir dans une liste élimine les fautes de frappe, pas les mauvais choix. Deux personnes aux noms voisins, c’est exactement comme ça qu’un document part à la mauvaise ; et un workflow envoyé ne se corrige pas, il s’annule. Voir Vérifier le récapitulatif et envoyer.