Utiliser swipesign en équipe

Une seule personne qui envoie des contrats, c’est le cas simple. C’est en équipe que les questions commencent : qui paie, qui voit quoi, et que devient le travail en cours quand quelqu’un part.

Les utilisateurs

Chaque personne de votre compte a son propre identifiant. Avec l’abonnement, pas de limite ni de frais par utilisateur ; la formule gratuite a deux utilisateurs. Vous invitez par e-mail ; la personne crée son propre compte et rejoint le vôtre.

Les invitations expirent au bout de 24 heures

Si un collègue vous dit que le lien est mort, c’est presque toujours la raison. Renvoyez-la : après un court délai entre deux envois, une nouvelle invitation part.

Partager le travail

Par défaut, un workflow de signature appartient à la personne qui l’a créé. Partager le flux de signature avec les membres de l’équipe, un interrupteur dans les paramètres du workflow, l’ouvre à vos collègues : ils peuvent suivre son avancement et relancer les signataires.

C’est la différence entre « seule Anna sait où en est ce contrat » et n’importe qui dans l’équipe capable de répondre. Activez-le pour tout ce dont l’activité dépend, pas pour ce qui relève du personnel.

Partager avec votre équipeCe que vos collègues peuvent et ne peuvent pas faire avec un workflow partagé.Inviter des membres de l’équipeEnvoyer l’invitation, et ce que voit la nouvelle personne.

Des quotas partagés

Les signatures sortent d’un pot commun pour tout le compte, pas par personne. Quelqu’un qui enchaîne un gros mois de signatures Qualifiées puise dans le même quota que les autres : bon à savoir avant de vous demander où il est passé.

Les relecteurs et les lecteurs ne coûtent rien : ajouter un collègue pour vérifier un document avant l’envoi est gratuit. Voir Ce qui est décompté de votre quota.

Quand quelqu’un part

Suspendre un membre annule ses workflows de signature

Suspendre quelqu’un n’est pas un geste neutre. Tout workflow de signature que cette personne avait en cours est annulé avec elle. Regardez ce qu’elle a en route et laissez-le se terminer d’abord.

Voir Suspendre ou supprimer un membre de l’équipe pour la marche à suivre exacte. Si un document était adressé à quelqu’un qui est parti, annulez-le et renvoyez-le : une signature ne se transmet pas à une autre personne.

Une seule langue pour tout le monde

Vous pouvez fixer la langue dans laquelle partent vos invitations et vos e-mails de notification, indépendamment de celle dans laquelle vous utilisez l’application. À régler une bonne fois si vos destinataires sont tous dans un même pays et pas votre équipe.

Pouvons-nous travailler à deux sur le même workflow en même temps ?

Vous voyez tous les deux un workflow partagé, mais un document en cours de signature est verrouillé sur une signature à la fois. Si un collègue est en pleine signature, on vous demandera de patienter un instant.

Tout le monde doit-il vérifier son identité ?

Oui, une seule fois, avant de pouvoir envoyer des documents à signer. Cela prend quelques minutes via une eID nationale ou la puce d’une pièce d’identité, et nous prenons le coût en charge. C’est lié à la personne, pas à l’entreprise : rejoindre un espace de travail vérifié ne dispense pas de l’étape.

Puis-je empêcher un collègue de voir un contrat sensible ?

Oui : laissez le partage d’équipe désactivé pour ce workflow. Il ne reste alors visible que par vous.