Proces podpisu je jeden dokument, nebo menší štůsek dokumentů, poslaný lidem, kteří s ním mají něco udělat. Většina toho, co swipesign umí, se odehrává na této jediné obrazovce a spoustu z toho lze snadno přehlédnout.
Tahle stránka je mapa. Ke každé funkci je odstavec a odkaz na článek, který ji rozebírá pořádně.
- Dokumentů na jeden proces
- Až 5
- Osob na jeden proces
- Až 15
- Velikost souboru
- 200 MB na soubor
- Náklady pro příjemce
- Nulové, vždy
Čtyři role
Každý, koho přidáte, dostane roli a role určuje, co jeho odkaz umí. Je to ta nejužitečnější věc, které je u tohoto produktu dobré rozumět.
| Role | Co dělá | Čerpá z vašeho limitu podpisů |
|---|---|---|
| Podepisující | Přečte a podepíše. Běžný případ. | Ano |
| Prohlížející | Dostane odkaz a může číst, ale nemá co podepisovat. | Ne |
| Kontrolor | Schválí nebo odmítne dřív, než kdokoli podepíše. Interní kontrola. | Ne |
| Společnost | Společnost určí až 3 své lidi, kteří potom podepíšou. | Za každého, kdo podepíše |
Dvě úrovně podpisu
Každý proces je buď Zaručený (AES), nebo Kvalifikovaný (QES), a vybíráte před odesláním. Zaručený identifikuje podepisujícího nepřímo, přes e-mailovou adresu a kód do telefonu. Kvalifikovaný ho protáhne skutečným ověřením totožnosti u kvalifikovaného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru.
Oba jsou zapečetěné proti pozdějším změnám a oba jsou právně uznávané v celé EU. Kvalifikovaný je ten, který má ze zákona stejnou váhu jako vlastnoruční podpis, a ten, který chcete u všeho, o čem se dá vést spor.
Jak dostat pole na stránku
Pro každou osobu umístíte pole pro podpis tam, kam v dokumentu patří. Tři věci tady ušetří opravdu hodně času:
- Automatická detekce. swipesign dokument přečte a navrhne pole tam, kde najde podpisové řádky: vy je jen upravíte, místo abyste začínali od nuly.
- Duplikace na všechny stránky. Jedním kliknutím umístíte stejné pole na všechny stránky: takhle dostanete parafy na dlouhou smlouvu, aniž byste umisťovali třicet políček.
- Kopírovat, vyjmout a vložit. Pole se chovají jako objekty: přesunete jedno mezi stránkami, místo abyste ho mazali a kreslili znovu.
Nastavení, která mění výsledek
Pozvánku píšete vy
E-mail, který příjemci dostanou, není pevná šablona. Předmět i zprávu píšete vy a objeví se jim na úvodní obrazovce i ve schránce: jedna věta o tom, co ten dokument je, vám tak ušetří kolo dotazů.
Je tu i tlačítko Shrnout dokument pomocí AI, které vytvoří srozumitelné shrnutí dokumentu a vloží ho do zprávy. Hodí se u všeho delšího a co vygeneruje, můžete před odesláním upravit.
Když je odesláno
- Sledujte stav. Kdo otevřel, kdo podepsal, kdo se nehnul.
- Odeslat připomínku komukoli, kdo ještě chybí: omezeno na jednu za čtyři hodiny na osobu, takže nikoho omylem nezaspamujete.
- Zrušit celou věc, pokud byl dokument špatně.
Až to budete dělat příště
Šablony. Uložte si dokument, který posíláte opakovaně: rozložení polí i role zůstanou a každý nový proces začnete z nich, místo abyste všechno stavěli znovu.
Co všichni na konci dostanou
Jakmile podepíše poslední člověk, všichni zúčastnění dostanou dokončený dokument a jeho auditní stopu: záznam s časovými razítky o tom, kdo otevřel, prohlédl si a podepsal, a odkud. Samotný podpis je postavený tak, aby se dal ověřit ještě dlouho poté, co certifikátům za ním vyprší platnost.
Potřebují moji příjemci účet?
Ne. Žádný si nezakládají, nic neplatí a nic neinstalují. Celé to běží v jejich prohlížeči.
Můžu poslat k podpisu víc dokumentů najednou?
Ano: až pět souborů v jednom procesu. Podepisující je projdou v jednom sezení a na konci podepíšou jednou.
Můžu podepsat vlastní dokument?
Ano. Přidejte se jako podepisující stejně jako kohokoli jiného. Podepisujete pak ze stejné obrazovky, ne přes odkaz z e-mailu.
Co se stane, když někdo nepodepíše?
Proces zůstane otevřený až do data vypršení platnosti, pak se přesune do složky Vypršené a odkazy přestanou fungovat. Mezitím můžete lidem poslat připomínku, nebo proces zrušit.