Jděte do Šablon a klikněte na Nová šablona. Funguje to jako editor procesu s jedním rozdílem: přidáváte role, ne lidi.
- 1Nahrajte dokument. PDF do 200 MB, soubory DOCX se převádějí automaticky.
- 2Pojmenujte šablonu. Předvyplní se z názvu souboru: změňte to na něco, co v seznamu poznáte, třeba „Smlouva s dodavatelem“ místo „final_v3.pdf“.
- 3Zvolte standard podpisu. Ukládá se do šablony, takže každý dokument z ní začíná na téhle úrovni.
- 4Klikněte na Přidat zástupný symbol za každého, kdo bude podepisovat, a každému dejte název role: Konzultant, Klient, Svědek. Nastavte, jestli podepisuje, nebo jen prohlíží.
- 5Přetáhněte každý zástupný symbol na dokument tam, kde ta role podepisuje.
Ukládá se průběžně, takže ji můžete opustit a vrátit se.
Jak role pojmenovat dobře
Název role uvidíte, až budete později doplňovat skutečné lidi, takže ať popisuje úlohu, ne osobu. Konzultant funguje na každého konzultanta; Tomáš funguje jednou.
Zástupné symboly nemají kontaktní údaje
Karta zástupného symbolu má pole na jméno a nic víc: žádný e-mail, žádný telefon. To je záměr: kontaktní údaje patří k osobě a dodávají se, až šablonu použijete.
Udělejte to pořádně, než na to začnete spoléhat
Šablonu se vyplatí stavět pečlivě, protože každý dokument z ní zdědí i chyby. Zkontrolujte pozice polí na skutečné stránce, ne na náhledu, a ověřte, že standard podpisu je ten, který chcete.
Když se změní dokument, šablona ne
Šablona drží soubor, který jste nahráli. Když se vaše standardní smlouva změní, aktualizujte šablonu: jinak budete dál bez povšimnutí posílat loňské podmínky.