Šablona je dokument s hotovými poli a s hotovými rolemi podepisujících. Rozvržení zůstává; lidi doplňujete při každém odeslání.
Role, ne lidi
Tohle je ta část, kterou stojí za to pochopit. Zástupný symbol v šabloně má jen jméno: žádný e-mail, žádný telefon. Nazvete ho Konzultant nebo Nájemce nebo Jednatel a konkrétního člověka dodáte, až šablonu použijete.
Jedna šablona tak poslouží každému konzultantovi, kterého kdy najmete. Dokument, pozice polí a standard podpisu zůstávají; mění se jen jména a adresy.
Kdy se vyplatí
- Posíláte tutéž dohodu různým lidem: podmínky pro dodavatele, NDA, nájemní smlouvy, nástupní papíry.
- Umisťovat pole je otrava a radši to uděláte jednou pořádně.
- Tentýž dokument posílají i kolegové a chcete ho mít rozvržený konzistentně.
- Posíláte to tak často, že se čas na přípravu opravdu sečte.
Na jednorázovku to nechte být. Postavit šablonu, kterou použijete jednou, stojí víc než prostě poslat dokument.
Co šablona drží
| Zůstává v šabloně | Dodáváte při každém odeslání |
|---|---|
| Samotný dokument | Kdo je která role: jméno, e-mail, telefon |
| Pozice polí a role, ke které patří | Datum vypršení |
| Standard podpisu: AES nebo QES | Nastavení pro konkrétní dokument |
| Názvy rolí |
Šablony se neodesílají
Tlačítko na šabloně říká Použít, ne Odeslat. Šablona se sama nikdy nepodepisuje: použitím z ní vznikne běžný proces podpisu, který pak dokončíte a odešlete. Viz Spuštění procesu ze šablony.