Ve výchozím stavu má proces podpisu sdílení nastavené na soukromé: vidíte ho jen vy. Detail dokumentu to říká pod Nastavením: Sdílení: soukromé.
Změníte to přepínačem Sdílet proces podpisu se členy týmu v Nastavení v editoru.
Co sdílení dělá
Kolegové ve vašem pracovním prostoru proces najdou, uvidí jeho stav a zkontrolují auditní stopu. Zabrání to tomu, aby byl dokument neviditelný pro kohokoli kromě odesílatele.
Pro vaše příjemce se nemění nic. Vidí přesně to, co by viděli tak jako tak.
Kdy to zapnout
- U všeho, co může kolega potřebovat pohlídat, když nejste.
- U dokumentů, které patří firmě, ne vám: smlouvy s dodavateli, dohody s klienty.
- U všeho, kde bude podepsanou kopii nebo auditní stopu potřebovat někdo další.
- U všeho s termínem, který nepočká, až se vrátíte.
Soukromé nechte opravdu osobní papíry: třeba vlastní pracovněprávní dokumenty.
Rozhodněte se před odesláním
Sdílení je součást nastavení procesu a odeslaný proces se nedá upravit. Soukromý dokument zůstane soukromý celý život, takže když váháte, sdílejte: cena za přílišné sdílení uvnitř vlastního týmu je mnohem nižší než cena za smlouvu, ke které se nikdo jiný nedostane.
Záleží na tom víc, než to vypadá
Dokončené dokumenty se po 14 dnech mažou. Když je jediný člověk, který může podepsanou smlouvu stáhnout, zrovna na dovolené, až ty hodiny doběhnou, je soubor nadobro pryč. Viz Jak dlouho dokumenty uchováváme.