Ogni flusso di firma si trova esattamente in uno di cinque stati. Documenti nella barra laterale li separa, e i filtri in cima all’elenco portano un conteggio aggiornato di ciascuno.
| Stato | Significa | Può |
|---|---|---|
| Bozza | Costruito ma non inviato. Nessuno ha ricevuto niente. | Modificare tutto, oppure eliminarlo |
| Attivo | Inviato e in mano ai Suoi destinatari. Uno o più devono ancora firmare. | Sollecitare, rinviare o annullare |
| Completato | Hanno firmato tutti. Il documento è completo. | Scaricare il documento e l’audit trail |
| Scaduto | La data di scadenza è passata prima che firmassero tutti. I link non funzionano più. | Ricominciare con un nuovo flusso |
| Annullato | Lo ha fermato Lei prima che si concludesse. | Niente: è chiuso |
Come si muove un documento
Un flusso nasce come Bozza nel momento in cui carica un file, e si salva mentre lavora: può chiudere la scheda e tornarci.
Premere Invia lo porta ad Attivo. Da quel momento il contenuto è fisso: la finestra di invio L’avverte che un flusso inviato non si può modificare, solo annullare.
Quando l’ultimo firmatario finisce, diventa Completato e sulla riga compare la data di completamento. Se arriva prima la data di scadenza, diventa invece Scaduto.
Che cosa Le dice la riga
- Lo standard di firma: un badge QES o AES a sinistra.
- Il nome del flusso e il suo badge di stato.
- Ogni destinatario, con un indicatore che dice se ha firmato.
- Ultima modifica mentre è in corso, Completato una volta concluso.
«Completato» non è archiviazione permanente
Un documento completato resta disponibile per 14 giorni e poi viene cancellato. Arrivare a «Completato» è il momento di scaricare, non il momento di rilassarsi. Si veda Scaricare i documenti firmati.
La scadenza si può evitare
La scadenza la imposta Lei quando costruisce il flusso, e l’impostazione predefinita è un mese. Se i Suoi documenti scadono di continuo, imposti una finestra più lunga invece di rincorrere i firmatari. Si veda Scadenza, accesso con PIN, ordine di firma e revisori.