Chi è chi su un documento

Ogni persona che aggiunge a un flusso riceve un ruolo, e il ruolo decide che cosa fa il suo link quando lo apre. Sbagliarlo è la causa più comune di un flusso che si blocca, o di qualcuno che firma quando doveva solo leggere.

I quattro ruoli in breve

Firmatario

Il ruolo predefinito, e l’unico che produce una firma. Legge il documento, fa swipe per confermare e dimostra chi è. Il flusso non è finito finché non hanno finito tutti i firmatari.

Si aggiunga come firmatario se deve firmare un Suo documento: firma dall’interno dell’app invece che tramite un link ricevuto via e-mail.

Visualizzatore

Riceve un proprio link e può leggere il documento, ma non ha niente da firmare né da approvare. Nessuno lo aspetta.

È il ruolo a cui si pensa per ultimo e a cui si dovrebbe pensare per primo. È la risposta giusta per il commercialista che ha bisogno di una copia, per il collega che vuole vedere le condizioni finali e per il secondo referente del cliente che non è quello che firma. Non costa niente.

Revisore

Approva o rifiuta il documento prima che cominci qualsiasi firma. I revisori sono il cancello interno: l’ufficio legale che legge un contratto, l’amministrazione che verifica i numeri.

Le due decisioni non sono simmetriche, e questo coglie di sorpresa:

• Ogni revisore deve approvare prima che i firmatari vengano invitati.
• Un solo rifiuto annulla l’intero flusso, subito, per tutti.

Azienda

Un destinatario che è un’organizzazione invece di una persona. Chi apre il suo link designa fino a tre persone che firmeranno per conto dell’azienda, e ognuna riceve poi il proprio invito.

La usi quando contratta con un’impresa e non sa chi ha il potere di impegnarla: cioè quasi sempre. Decide l’azienda, ed entrambe le metà di quella decisione finiscono nell’audit trail. Si veda Far firmare un’azienda.

Come scegliere