Una persona sola che invia contratti è il caso semplice. È con un team che cominciano le domande: chi paga, chi vede cosa e che fine fa il lavoro in corso quando qualcuno se ne va.
Utenti
Ogni persona sul Suo account ha il proprio accesso. Con l’abbonamento non c’è nessun limite e nessun costo per utente; il piano Gratis ha due utenti. Invita via e-mail; l’altra persona crea il proprio account e si unisce al Suo.
Condividere il lavoro
Per impostazione predefinita un flusso di firma appartiene a chi lo ha creato. Condividi il flusso di firma con i membri del team, un interruttore nelle impostazioni del flusso, lo apre ai colleghi, che possono così seguirne l’avanzamento e sollecitare i firmatari.
È la differenza tra «solo Anna sa dove sia finito quel contratto» e chiunque nel team in grado di rispondere. Lo attivi per tutto ciò da cui dipende l’azienda, non per le cose personali.
Quote condivise
Le firme escono da un’unica quota per tutto l’account, non da una per persona. Chi in un mese consuma molte firme qualificate attinge alla stessa quota di tutti gli altri: vale la pena saperlo prima di chiedersi dove sia finita.
Revisori e visualizzatori non costano niente, quindi aggiungere un collega perché controlli un documento prima che parta è gratis. Si veda Che cosa consuma la quota del Suo piano.
Quando qualcuno se ne va
Per la sequenza esatta si veda Sospendere o rimuovere un membro del team. Se un documento era indirizzato a qualcuno che se n’è andato, lo annulli e lo invii di nuovo: una firma non si può passare a un’altra persona.
Una sola lingua per tutti
Può impostare la lingua in cui partono i Suoi inviti e le e-mail di notifica, separatamente da quella in cui usa l’app Lei. Vale la pena impostarla una volta se i Suoi destinatari sono tutti in un Paese e il Suo team no.
Possiamo lavorare in due sullo stesso flusso?
Potete vedere entrambi un flusso condiviso, ma un documento in corso di firma è bloccato su una firma alla volta. Se un collega è a metà firma, Le verrà detto di aspettare un momento.
Devono verificare la propria identità tutti?
Sì, una volta, prima di poter inviare documenti per la firma. Richiede pochi minuti con un’eID nazionale o il chip del documento d’identità, e il costo lo copriamo noi. È legata alla persona, non all’azienda, quindi entrare in un’area di lavoro verificata non la salta.
Posso impedire a un collega di vedere un contratto riservato?
Sì: lasci disattivata la condivisione con il team per quel flusso. Resta visibile solo a Lei.