Toda persona que añade a un flujo tiene un rol, y el rol decide qué hace su enlace cuando lo abre. Equivocarse aquí es la causa más habitual de un flujo que se atasca, o de que firme alguien que solo tenía que leer.
Los cuatro roles de un vistazo
| Rol | ¿Firma? | ¿Bloquea el flujo? | Le cuesta |
|---|---|---|---|
| Firmante | Sí | Sí: se espera a que actúe | Una firma |
| Lector | No | No | Nada |
| Revisor | No | Sí: antes de que empiece la firma | Nada |
| Empresa | A través de las personas que designe | Sí | Una por cada persona que firme |
Firmante
El rol por defecto y el único que produce una firma. Lee el documento, desliza para confirmar y demuestra quién es. El flujo no termina hasta que han acabado todos los firmantes.
Añádase como firmante si tiene que firmar su propio documento: entonces firma desde dentro de la aplicación en lugar de por un enlace enviado por correo.
Lector
Recibe su propio enlace y puede leer el documento, pero no tiene nada que firmar ni que aprobar. Nadie le espera.
Es el rol que la gente elige la última y debería elegir la primera. Es la respuesta correcta para el asesor fiscal que necesita una copia, el compañero que quiere ver las condiciones finales y el segundo contacto del cliente que no es quien firma. No cuesta nada.
Revisor
Aprueba o rechaza el documento antes de que empiece la firma. Los revisores son el filtro interno: el departamento jurídico leyendo un contrato, finanzas comprobando las cifras.
Las dos decisiones no son simétricas, y esto pilla a mucha gente:
- Todos los revisores tienen que aprobar antes de que se invite siquiera a los firmantes.
- Un solo rechazo cancela el flujo entero, al instante y para todos.
Empresa
Un destinatario que es una organización en lugar de una persona. Quien abre su enlace designa hasta tres personas para firmar en nombre de la empresa, y cada una recibe después su propia invitación.
Úselo cuando contrate con una empresa y no sepa quién tiene poder para obligarla: que es casi siempre. La empresa decide, y las dos mitades de esa decisión quedan en el registro de auditoría. Consulte Hacer que firme una empresa.
Cómo elegir entre ellos
¿Puedo cambiar el rol de alguien después de enviar?
No. Los roles quedan fijados en cuanto el flujo sale, y la persona también: no hay forma de pasarle una firma a otra. Si se ha dirigido a la persona equivocada, cancele y vuelva a enviar.
¿Los lectores y los revisores consumen mi cuota?
Ninguno de los dos. Solo cuentan las firmas, así que añadir un revisor que compruebe su trabajo antes de que salga es gratis.
¿Un lector ve quién ha firmado?
Puede abrir el documento. Cuando todo está completo, todos los implicados reciben el archivo final y su registro de auditoría.