Una sola persona enviando contratos es el caso fácil. Con un equipo empiezan las preguntas: quién paga, quién ve qué y qué pasa con el trabajo en curso cuando alguien se va.
Usuarios
Cada persona de su cuenta tiene su propio acceso. En la suscripción no hay límite ni tarifa por usuario; el plan Gratis tiene dos usuarios. Invita por correo; ellos se crean su propia cuenta y se unen a la suya.
Compartir el trabajo
Por defecto, un flujo de firma pertenece a quien lo creó. Compartir el flujo de firma con los miembros del equipo, un interruptor en los ajustes del flujo, se lo abre a sus compañeros, para que puedan seguir su avance y perseguir a los firmantes.
Es la diferencia entre «solo Anna sabe en qué quedó ese contrato» y que cualquiera del equipo pueda responder. Actívelo para todo aquello de lo que dependa el negocio, no para lo personal.
Cupos compartidos
Las firmas salen de un único fondo para toda la cuenta, no de uno por persona. Quien tenga un mes cargado de firmas cualificadas tira del mismo cupo que los demás: conviene saberlo antes de preguntarse adónde ha ido.
Los revisores y los lectores no cuestan nada, así que añadir a un compañero para que revise un documento antes de que salga es gratis. Consulte Qué consume su cupo.
Cuando alguien se va
Consulte Suspender o eliminar a un miembro del equipo para la secuencia exacta. Si un documento iba dirigido a alguien que ya no está, cancélelo y vuelva a enviarlo: una firma no se puede pasar a otra persona.
Un idioma para todos
Puede fijar el idioma en el que salen sus invitaciones y sus correos de notificación, aparte del idioma en el que usted usa la aplicación. Vale la pena configurarlo una vez si sus destinatarios están todos en un país y su equipo no.
¿Podemos trabajar dos personas a la vez en el mismo flujo?
Los dos pueden ver un flujo compartido, pero un documento en proceso de firma se bloquea para una firma cada vez. Si un compañero está firmando, se le pedirá que espere un momento.
¿Tiene que verificar su identidad todo el mundo?
Sí, una sola vez, antes de poder enviar documentos a firma. Lleva unos minutos mediante una eID nacional o el chip de un documento de identidad, y el coste lo asumimos nosotros. Va ligada a la persona, no a la empresa, así que entrar en un espacio de trabajo verificado no lo evita.
¿Puedo evitar que un compañero vea un contrato sensible?
Sí: deje desactivado el uso compartido con el equipo en ese flujo. Entonces solo será visible para usted.