Každý proces podpisu sedí presne v jednom z piatich stavov. Položka Dokumenty v bočnom paneli ich rozdeľuje a filtrovacie štítky navrchu zoznamu nesú živý počet každého z nich.
| Stav | Znamená | Môžete |
|---|---|---|
| Návrh | Postavené, ale neodoslané. Nikto nič nedostal. | Upraviť čokoľvek alebo to zmazať |
| Aktívne | Odoslané a vonku u príjemcov. Jeden alebo viacerí ešte nepodpísali. | Pripomenúť, odoslať znovu alebo zrušiť |
| Dokončené | Podpísali všetci. Dokument je kompletný. | Stiahnuť dokument aj auditnú stopu |
| S vypršanou platnosťou | Dátum vypršania prešiel skôr, než podpísali všetci. Odkazy už nefungujú. | Začať znova novým procesom |
| Zrušené | Zastavili ste to skôr, než sa to dokončilo. | Nič: je to zavreté |
Ako sa dokument posúva
Proces začína ako Návrh vo chvíli, keď nahráte súbor, a ukladá sa priebežne: kartu môžete zavrieť a vrátiť sa.
Stlačením Odoslať prejde do stavu Aktívne. Od tej chvíle je obsah pevný: dialóg pri odoslaní vás upozorní, že odoslaný proces sa upraviť nedá, len zrušiť.
Keď skončí posledný podpisujúci, prejde do stavu Dokončené a v riadku sa objaví dátum dokončenia. Ak príde skôr dátum vypršania, prejde namiesto toho do stavu S vypršanou platnosťou.
Čo vám riadok povie
- Štandard podpisu: odznak QES alebo AES vľavo.
- Názov procesu a jeho odznak so stavom.
- Každého príjemcu so značkou, či už podpísal.
- Naposledy upravené, kým to beží, a Dokončené, keď je hotovo.
Dokončené nie je trvalé úložisko
Dokončený dokument je dostupný 14 dní a potom sa zmaže. Dosiahnuť stav Dokončené je chvíľa na stiahnutie, nie chvíľa na oddych. Pozrite si Stiahnutie podpísaných dokumentov.
Vypršaniu sa dá predísť
Vypršanie si nastavujete pri zostavovaní procesu a predvolený je mesiac. Ak vám dokumenty pravidelne vyprší platnosť, nastavte dlhšie okno namiesto naháňania podpisujúcich. Pozrite si Vypršanie, prístup cez PIN, poradie podpisov a kontrolóri.