Každý, koho do procesu přidáte, dostane roli, a role rozhoduje, co jeho odkaz udělá, když ho otevře. Splést to je nejčastější příčina procesu, který se zasekne, nebo toho, že podepíše někdo, kdo měl jen číst.
Čtyři role v přehledu
| Role | Podepisuje? | Blokuje proces? | Stojí vás |
|---|---|---|---|
| Podepisující | Ano | Ano: čeká se na něj | Jeden podpis |
| Prohlížející | Ne | Ne | Nic |
| Kontrolor | Ne | Ano: než začne podepisování | Nic |
| Společnost | Přes lidi, které určí | Ano | Jeden za každého, kdo podepíše |
Podepisující
Výchozí role a jediná, ze které vznikne podpis. Přečte si dokument, swipnutím ho potvrdí a prokáže, kdo je. Proces není hotový, dokud neskončí každý podepisující.
Když máte podepsat vlastní dokument, přidejte se jako podepisující: pak podepisujete přímo v aplikaci, ne přes odkaz z e-mailu.
Prohlížející
Dostane vlastní odkaz a může si dokument přečíst, ale nemá co podepsat ani co schválit. Nikdo na něj nečeká.
Tuhle roli lidé volí jako poslední a měli by ji volit jako první. Je to správná odpověď pro účetní, která potřebuje kopii, pro kolegu, který chce vidět finální podmínky, i pro druhý kontakt u klienta, který ale nepodepisuje. Nestojí nic.
Kontrolor
Schválí nebo odmítne dokument předtím, než začne jakékoli podepisování. Kontroloři jsou interní brána: právní oddělení čte smlouvu, finanční kontroluje čísla.
Ta dvě rozhodnutí nejsou symetrická a tohle lidi zaskočí:
- Každý kontrolor musí schválit, než jsou podepisující vůbec pozváni.
- Jediné odmítnutí zruší celý proces, okamžitě a pro všechny.
Společnost
Příjemce, který je organizace, ne osoba. Kdo otevře její odkaz, určí až tři lidi, kteří podepíšou za společnost, a každý z nich pak dostane vlastní pozvánku.
Použijte to, když uzavíráte smlouvu s firmou a nevíte, kdo ji smí zavázat, což je většinou. Rozhodne se firma a obě poloviny toho rozhodnutí skončí v auditní stopě. Viz Když podepisuje společnost.
Jak mezi nimi vybrat
Můžu roli po odeslání změnit?
Ne. Role jsou po odeslání pevné a stejně tak i osoba: podpis nejde předat někomu jinému. Když jste to adresovali špatně, zrušte to a pošlete znovu.
Ubírají prohlížející a kontroloři z mého limitu?
Ani jedni. Počítají se jen podpisy, takže přidat kontrolora, který vám práci zkontroluje před odesláním, je zdarma.
Vidí prohlížející, kdo podepsal?
Dokument si otevřít může. Jakmile je všechno hotové, každý zúčastněný dostane hotový soubor i jeho auditní stopu.