Šablóna je dokument s už nastavenými poľami a rolami podpisujúcich. Rozloženie zostáva; ľudí doplníte pri každom odoslaní.
Roly, nie ľudia
Práve toto sa oplatí pochopiť. Zástupný symbol v šablóne má iba meno: žiadny e-mail, žiadny telefón. Nazvete ho Konzultant alebo Nájomca alebo Konateľ a konkrétneho človeka doplníte, keď šablónu použijete.
Takže jedna šablóna poslúži každému konzultantovi, ktorého kedy oslovíte. Dokument, pozície polí aj štandard podpisu zostávajú na mieste; menia sa len mená a adresy.
Kedy sa vyplatí
- Tú istú dohodu posielate rôznym ľuďom: podmienky pre dodávateľov, dohody o mlčanlivosti, nájomné zmluvy, nástupné papiere.
- Umiestňovanie polí je fuška a radšej by ste to raz urobili poriadne.
- Ten istý dokument posielajú kolegovia a vy chcete, aby bol rozvrhnutý jednotne.
- Posielate to dosť často na to, aby sa čas na prípravu naozaj nasčítal.
Pri jednorazovke to preskočte. Postaviť šablónu, ktorú použijete raz, stojí viac než dokument jednoducho poslať.
Čo si šablóna drží
| Zostáva v šablóne | Doplníte pri každom odoslaní |
|---|---|
| Samotný dokument | Kto je za ktorú rolu: meno, e-mail, telefón |
| Pozície polí a to, ktorej role patria | Dátum vypršania |
| Štandard podpisu: AES alebo QES | Akékoľvek nastavenia konkrétneho dokumentu |
| Názvy rol |
Šablóny sa neodosielajú
Tlačidlo na šablóne hovorí Použiť, nie Odoslať. Šablóna sa nikdy nepodpisuje: jej použitím z nej vznikne bežný proces podpisu, ktorý potom dokončíte a odošlete. Pozrite si Spustenie procesu podpisu zo šablóny.