Kto je kto na dokumente

Každý človek, ktorého do procesu pridáte, dostane rolu a rola rozhoduje o tom, čo jeho odkaz po otvorení urobí. Pomýliť sa v tomto je najčastejšou príčinou zaseknutého procesu, alebo toho, že podpíše niekto, kto mal len čítať.

Karta príjemcu v zostavovaní s poľami meno, e-mail a telefón a s prepínačom Podpisujúci / Prehliadajúci naspodku. — Rolu nastavíte prepínačom naspodku každej karty príjemcu.

Štyri roly v skratke

Rola	Podpisuje?	Blokuje proces?	Stojí vás
Podpisujúci	Áno	Áno: proces naň čaká	Jeden podpis
Prehliadajúci	Nie	Nie	Nič
Kontrolór	Nie	Áno: pred začiatkom podpisovania	Nič
Spoločnosť	Cez ľudí, ktorých určí	Áno	Jeden za každého, kto podpíše

Podpisujúci

Predvolená rola a jediná, z ktorej vznikne podpis. Prečíta si dokument, posunutím potvrdí a preukáže, kto je. Proces nie je hotový, kým neskončí každý podpisujúci.

Ak potrebujete podpísať vlastný dokument, pridajte ako podpisujúceho seba: potom podpisujete priamo v aplikácii, nie cez odkaz v e-maile.

Prehliadajúci

Dostane vlastný odkaz a môže si dokument prečítať, ale nemá čo podpísať ani čo schváliť. Nikto naň nečaká.

Po tejto role ľudia siahajú ako po poslednej a mali by po nej siahať ako po prvej. Je správnou odpoveďou pre účtovníka, ktorý potrebuje kópiu, pre kolegu, ktorý chce vidieť finálne podmienky, aj pre druhý kontakt u klienta, ktorý nepodpisuje. Nestojí nič.

Prehliadajúci nie je skrytá kópia

Dostane poriadny odkaz a jeho prístup sa zapíše do auditnej stopy, takže viete preukázať, že dokument dostal, čo e-mailová príloha nedokáže.

Kontrolór

Schváli alebo odmietne dokument ešte pred začiatkom podpisovania. Kontrolóri sú interná brána: právne oddelenie číta zmluvu, financie kontrolujú čísla.

Tie dve rozhodnutia nie sú symetrické a práve na tom sa ľudia sekajú:

Schváliť musí každý kontrolór, kým sú podpisujúci vôbec pozvaní.
Ktorékoľvek odmietnutie okamžite zruší celý proces pre všetkých.

Kontrolóri nemôžu žiadať o zmeny

Pole na poznámku tam nie je: len Schváliť a Odmietnuť. Kto chce úpravu, nie zrušenie, musí vám to povedať zvlášť, skôr než klikne. Oplatí sa to spomenúť už v pozvánke.

Spoločnosť

Príjemca, ktorý je organizácia, nie človek. Kto otvorí jej odkaz, určí až troch ľudí, ktorí za spoločnosť podpíšu, a každý z nich potom dostane vlastnú pozvánku.

Použite to, keď uzatvárate zmluvu s firmou a neviete, kto ju môže zaviazať: čo býva väčšinou. Rozhodne spoločnosť a obe polovice toho rozhodnutia pristanú v auditnej stope. Pozrite si Keď má podpísať spoločnosť.

Ako si medzi nimi vybrať

Majú byť právne zaviazaníPodpisujúci. Nič iné záväzok nevytvorí.

Potrebujú len kópiuPrehliadajúci. Zadarmo, zaznamenané a nikto na nich nečaká.

Musia to najprv odklepnúť interneKontrolór. Podpisovanie sa nespustí, kým neschvália.

Je to firma, nie človekSpoločnosť. Podpisujúcich si určí sama.

Jeden človek, dve roly

Ten istý človek môže byť na jednom dokumente kontrolórom aj podpisujúcim: dostane dve pozvánky a koná dvakrát, najprv schváli a neskôr podpíše. V poriadku, keď naozaj robí obe veci; mätúce, ak ste to tak nemysleli.

Môžem po odoslaní niekomu zmeniť rolu?

Nie. Roly sú po odoslaní procesu pevné a rovnako aj ten človek: podpis sa nedá odovzdať niekomu inému. Ak ste to adresovali nesprávnemu človeku, zrušte to a pošlite znova.

Míňajú prehliadajúci a kontrolóri môj limit?

Ani jeden. Počítajú sa len podpisy, takže pridať kontrolóra, ktorý vám prácu pred odoslaním skontroluje, je zadarmo.

Vidí prehliadajúci, kto podpísal?

Môže dokument otvoriť. Keď je všetko hotové, každý zúčastnený dostane hotový súbor aj jeho auditnú stopu.